User Manual

Accounting Module

0.1 Autentikasi Pengguna & Pemilihan Database

Akses ke sistem HMX dilakukan melalui peramban web modern dengan kredensial yang telah diterbitkan oleh Administrator Sistem. Pengguna wajib memastikan mengakses database target yang sesuai (misalnya database demo hmxmain atau staging hmxfreshdb).

0.2 Company & Branch Selector

HMX beroperasi dalam arsitektur multi-perusahaan dan multi-cabang (Multi-Company & Multi-Branch). Sebelum mengeksekusi pencatatan jurnal, penerbitan invoice, penagihan vendor, atau rekonsiliasi kas, pastikan pemilih perusahaan aktif (Company Switcher) pada dialog Company & Branch Selector di tengah layar (frame My Company - Active) mengarah ke entitas hukum transaksi yang dimaksud.

0.3 Persiapan Bersama & Validasi Periode Fiskal

Persiapan bersama

Pilih perusahaan/cabang yang benar, periksa akses pengguna, akun dan jurnal terkait, serta periode fiskal sebelum menilai transaksi. Snapshot live menunjukkan 134 perusahaan aktif memiliki akun dan jurnal, namun hanya 11 memiliki periode terbuka dan 8 memiliki Accounting Settings aktif. Prasyarat spesifik ada pada setiap subfitur.

Langkah-langkah di bawah disusun dari roadmap, PRD, user story, dan menu/data live yang tersedia. Screenshot fitur dan uji alur setelah login belum tersedia; respons sistem, status dokumen, dan dampak jurnal harus divalidasi sebelum dipakai sebagai SOP.

Matriks Tanggung Jawab Operasional Akuntansi

1. Overview

Gunakan Fiscal Periods untuk mendefinisikan tahun buku (fiscal year) dan rentang sub-periode akuntansi perusahaan. Fitur ini mengendalikan tanggal buka-tutup pembukuan transaksi jurnal, pembentukan saldo awal (Opening Period), dan pembagian 12 periode bulanan teratur sehingga staf keuangan tidak dapat mencatat transaksi pada periode yang belum dibuka atau telah dikunci. Perlakukan halaman ini sebagai checkpoint utama sebelum seluruh transaksi penjualan, pembelian, kas, dan jurnal umum dicatat ke dalam sistem.

Kondisi periode (Open, Closed, Opening) berdampak langsung pada seluruh jurnal entri pembukuan. Ketika suatu periode ditutup (Closed), sistem memberlakukan proteksi ketat (hard block) terhadap segala bentuk modifikasi, posting, maupun pembatalan jurnal transaksi untuk menjamin integritas audit kepatuhan keuangan.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki peran Accounting Manager atau Finance Admin dan dapat mengakses menu Accounting → Configuration → Currency & Period → Fiscal Period.
• Entitas perusahaan (Company) dan mata uang pembukuan utama telah terdaftar aktif pada master multi-company HMX.
• Konfirmasi kalender tahun buku fiskal perusahaan (tanggal mulai dan tanggal akhir) telah ditetapkan secara resmi sebelum mengunci atau membuka periode pembukuan.
• Setelah mengubah atau menutup periode fiskal, lakukan pengujian posting transaksi sampel untuk memastikan sistem menerapkan validasi tanggal secara akurat.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Fiscal Periods) Akses menu Accounting → Configuration → Currency & Period → Fiscal Period. Sistem menampilkan daftar seluruh periode tahun fiskal yang tercatat dalam sistem beserta kode, rentang tanggal, status pembukuan, dan tombol pembuatan data baru. Pilih baris rekaman tahun aktif (misalnya baris FY-2026-099 untuk tahun buku 2026 pada My Company) atau klik tombol + Create untuk membuat periode baru.

   

2. Periksa atau Isi Parameter Induk Tahun Fiskal Pada formulir detail tahun buku, periksa kelengkapan parameter utama: Fiscal Year (misalnya 2026), Fiscal Code (FISCAL-YEAR-2026), tanggal mulai Start Date (01/01/2026), tanggal akhir End Date (12/31/2026), serta entitas hukum Company (My Company). Pastikan toggle sakelar Active berada pada posisi aktif (biru).

   

3. Verifikasi Status Alur Kerja & Sub-Periode Bulanan Klik tombol Generate Monthly di bilah atas untuk membuat 12 sub-periode bulanan reguler ditambah 1 Opening Period (00/FISCAL-YEAR) untuk saldo awal. Pastikan status indikator alur kerja menampilkan badge Step 2 of 3 Open yang menandakan periode aktif dan siap digunakan untuk posting transaksi akuntansi.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Fiscal Periods diperlukan dalam proses Accounting Master Data, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Currencies untuk mengelola master valuta asing dan nilai kurs konversi mata uang pada pembukuan multi-mata uang (multi-currency). Fitur ini mengatur simbol moneter, status aktif transaksi valas, kurs komersial (Current Rate) untuk konversi buku besar umum, serta kurs fiskal (Tax Rate) resmi pemerintah untuk penerbitan faktur pajak. Hal ini mencegah kesalahan perhitungan laba/rugi selisih kurs yang tidak wajar pada transaksi internasional.

Tingkat kurs valas yang diperbarui secara berkala memastikan keandalan revaluasi saldo akun valas pada akhir periode buku, sehingga laporan neraca dan laba rugi mencerminkan nilai wajar moneter perusahaan.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki wewenang konfigurasi mata uang pada menu Accounting → Configuration → Currency & Period → Currencies.
• Mata uang dasar perusahaan (base currency, misal IDR) telah ditetapkan sebagai acuan nilai tukar utama.
• Nilai kurs terkini telah diverifikasi terhadap sumber resmi bank sentral atau kurs KMK sebelum menjalankan transaksi valuta asing.
• Pastikan akun penampung selisih kurs (Foreign Exchange Gain/Loss Accounts) telah terhubung pada konfigurasi akuntansi sebelum mencatat transaksi valas.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Mata Uang) Buka menu Accounting → Configuration → Currency & Period → Currencies. Sistem menampilkan tabel master mata uang internasional (terdiri dari 212 mata uang dunia) beserta kode ISO, simbol moneter, kurs fiskal (Tax Rate), tanggal pembaruan, dan kurs berjalan (Current Rate).

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Simbol & Status Aktif Pilih mata uang transaksi yang dibutuhkan (seperti AUD dengan simbol A$, USD, atau SGD). Pastikan field ISO Code, Symbol, serta status ketersediaan pada sakelar Active menyala biru agar mata uang tersebut muncul pada dropdown mata uang di faktur penjualan dan tagihan pembelian.

   

3. Verifikasi Nilai Kurs Komersial & Kurs Pajak (Tax Rate) Verifikasi bahwa kolom Current Rate (kurs komersial untuk konversi buku besar) dan kolom Tax Rate (kurs KMK/fiskal untuk penerbitan faktur pajak) telah terisi dengan nilai terkini per tanggal efektif (Date) transaksi guna menghindari deviasi selisih kurs yang tidak wajar.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Currencies diperlukan dalam proses Accounting Master Data, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Taxes untuk mengelola seluruh skema perpajakan transaksi bisnis perusahaan, termasuk PPN Masukan/Keluaran, PPh pemotongan/pemungutan, dan retribusi khusus. Fitur ini menentukan formula perhitungan nilai pajak (persentase dari harga atau nominal tetap), ruang lingkup transaksi (Sales / Purchase), serta aturan distribusi pemetaan akun Chart of Accounts (COA) penampung jurnal pajak secara otomatis saat faktur atau tagihan divalidasi.

Setiap perubahan tarif pajak atau akun distribusi berdampak langsung pada posting jurnal buku besar dan pembuatan laporan Surat Pemberitahuan (SPT) Masa Pajak. Konfigurasi pajak harus dijaga agar selalu selaras dengan regulasi perpajakan yang berlaku.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki peran Accounting Manager atau Tax Officer dan dapat membuka menu Accounting → Configuration → Master Data → Taxes.
• Akun penampung pajak (PPN Masukan, PPN Keluaran, Utang PPh) telah tersedia dalam struktur Chart of Accounts (COA) aktif.
• Konfirmasi tarif pajak resmi perundang-undangan (misalnya tarif PPN 11%) dan periksa keterkaitan entitas hukum perusahaan sebelum menerapkan skema pajak pada transaksi langsung.
• Uji perhitungan pajak pada draf transaksi pembelian dan penjualan guna memastikan formula matematis dan pembentukan baris jurnal pajak terverifikasi 100% seimbang (balanced).

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Pajak) Masuk ke menu Accounting → Configuration → Master Data → Taxes. Sistem menyajikan daftar seluruh skema pajak (PPN, PPh, retribusi) beserta ruang lingkup transaksi (Sales / Purchase), metode perhitungan, dan tarif. Pilih salah satu tarif operasional aktif (seperti Master Demo Purchase VAT 11%) atau klik + Create untuk menambahkan tarif pajak baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Pajak Pada formulir Tax Information, tentukan label pada Tax Name * (Master Demo Purchase VAT 11%), metode kalkulasi pada Tax Computation Method * (Percentage of Price), nilai persentase tarif pada Amount * (11.00%), jenis transaksi pada Tax Type * (Purchase), dan keterikatan entitas pada Company * (My Company).

   

3. Verifikasi Distribusi Akun Jurnal (Definition Tab) Buka tab Definition untuk mengonfigurasi alokasi akun pembukuan otomatis pada tabel Distribution for Bills. Pastikan porsi % Distribution teralokasi 100% dengan basis Based On (Tax) dan diarahkan ke akun Chart of Accounts (COA) penampung yang tepat (akun Pajak Masukan / PPN Masukan).

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Taxes diperlukan dalam proses Accounting Master Data, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Fiscal Positions untuk memetakan aturan pajak dan akun akuntansi secara otomatis berdasarkan lokasi geografis atau status perpajakan mitra bisnis (misalnya transaksi kawasan berikat, ekspor bebas PPN, atau instansi pemerintah pemungut pajak). Fitur ini mengalihkan akun pendapatan/beban dan tarif pajak standar ke akun dan tarif khusus tanpa mengharuskan staf memilih pajak manual di setiap baris transaksi.

Otomasi posisi fiskal mengeliminasi potensi kelalaian manusia (human error) saat menangani pelanggan non-PPN atau transaksi luar negeri yang mendapat fasilitas pembebasan pajak.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki hak akses menu Accounting → Configuration → Tax & Localization → Fiscal Position.
• Skema pajak sumber dan target serta akun Chart of Accounts terkait telah dibuat dan diverifikasi.
• Kriteria wajib pajak mitra (domestik, internasional, badan usaha khusus) telah dikoordinasikan dengan tim kepatuhan pajak.
• Uji pemetaan dengan membuat transaksi uji coba pada mitra yang telah dipasangi Fiscal Position target.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Posisi Fiskal) Akses menu Accounting → Configuration → Tax & Localization → Fiscal Position. Sistem menampilkan daftar seluruh skema pemetaan posisi fiskal yang terkonfigurasi pada masing-masing entitas hukum. Pilih baris posisi fiskal aktif (misalnya baris FP-AMB-DOM untuk Ambassador Domestic pada Ambassador Pte. Ltd.) atau klik tombol + Create untuk merumuskan posisi fiskal baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Induk Posisi Fiskal Pada formulir detail posisi fiskal, periksa nama skema pada bidang Fiscal Position * (Ambassador Domestic), entitas kepemilikan pada Company * (Ambassador Pte. Ltd.), serta pastikan sakelar toggle Active berada pada status aktif (biru) agar skema ini dapat dipilih pada master partner pelanggan maupun vendor.

   

3. Verifikasi Aturan Pemetaan Pajak & Akun (Tax & Account Mapping) Periksa tabel Tax Mapping untuk memastikan tarif pajak standar (Tax on Product) dialihkan ke tarif pajak pengganti (Tax to Apply), serta tabel Account Mapping bila transaksi memerlukan pengalihan akun pendapatan atau beban secara otomatis pada kawasan kepabeanan khusus.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Fiscal Positions diperlukan dalam proses Accounting Master Data, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Account Types untuk mengklasifikasikan karakteristik perilaku akun dalam laporan keuangan (Neraca dan Laba Rugi). Fitur ini mengatur apakah suatu akun tergolong Aktiva Lancar, Kewajiban Jangka Pendek, Modal, Pendapatan Operasional, atau Beban Pokok Penjualan, serta mengendalikan perilaku tutup buku akhir tahun (apakah saldo akun diakumulasikan ke laba ditahan atau di-nol-kan ke laporan laba rugi).

Klasifikasi tipe akun merupakan pondasi pelaporan keuangan standar SAK/IFRS. Penentuan tipe akun yang keliru akan menyebabkan kesalahan penyajian posisi keuangan pada laporan audit eksternal.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki wewenang tingkat sistem / Accounting Administrator pada menu Accounting → Configuration → Master Data → Account Type.
• Memahami kerangka Standar Akuntansi Keuangan (SAK/PSAK atau IFRS) yang dianut oleh perusahaan.
• Hubungan antar tipe akun dan laporan keuangan telah ditinjau sebelum mengubah klasifikasi akun sistem.
• Pastikan perubahan tipe akun tidak dilakukan pada akun yang telah memiliki saldo berjalan tanpa koordinasi audit.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Tipe Akun) Buka menu Accounting → Configuration → Master Data → Account Type. Sistem menampilkan direktori klasifikasi tipe akun yang mengontrol perilaku pembukuan. Pilih salah satu tipe akun likuiditas aktif (seperti baris 6767-LIQ berkategori Liquidity untuk My Company) atau klik + Create untuk menambahkan tipe akun baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Kode & Nama Tipe Akun Pada formulir detail Account Type, periksa bidang Code * (6767-LIQ), nama identifikasi pada Name * (6767 - Cash and Bank), serta entitas hukum pada Company * (My Company) dan klasifikasi kategori pada Category * (Liquidity).

   

3. Verifikasi Pengelompokan Finansial (Internal Group) Pastikan field Internal Group * telah diset ke kelompok neraca atau laba rugi yang sesuai (misalnya Asset) untuk mengontrol apakah akun berakumulasi pada neraca saldo atau ditutup ke laba ditahan pada akhir tahun fiskal.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Account Types diperlukan dalam proses Accounting Master Data, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Chart of Accounts (COA) sebagai direktori induk seluruh bagan akun pembukuan perusahaan. Fitur ini menyimpan kode akun unik, nama akun, tipe klasifikasi, mata uang pembukuan, pengaturan rekonsiliasi otomatis (khusus akun piutang dan utang), serta pembatasan penggunaan akun per entitas perusahaan. Seluruh transaksi operasional (penjualan, pembelian, kas, persediaan) bermuara pada kode akun yang terdefinisi pada COA.

Bagan akun menjadi peta utama audit trail keuangan. Setiap kode akun harus memiliki batasan yang tegas untuk mencegah tumpang tindih pencatatan mutasi transaksi keuangan.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki peran Accounting Manager dan dapat membuka menu Accounting → Configuration → Master Data → Chart of Account.
• Struktur kode akun (panjang digit dan pengelompokan hierarki) telah disepakati oleh dewan direksi dan auditor internal.
• Tipe akun (Account Type) pendukung telah selesai dikonfigurasi sebelum kode akun baru didaftarkan.
• Tentukan status Allow Reconciliation (centang aktif) khusus pada akun Piutang Dagang (AR) dan Utang Usaha (AP).

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Bagan Akun / COA) Masuk ke menu Accounting → Configuration → Master Data → Chart of Account. Sistem menampilkan struktur bagan akun lengkap perusahaan. Pilih salah satu akun buku besar (misalnya akun 1000 untuk [AU] Cash and Bank Accounts) atau klik tombol + Create untuk mendaftarkan nomor akun baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Dasar Akun Pada formulir detail COA, isi nomor akun unik pada Code * (1000), nama deskriptif pada Account Name * ([AU] Cash and Bank Accounts), klasifikasi pada Account Type * (Account Sections / View), serta entitas hukum pada Company * (Hashmicro Pty Ltd).

   

3. Verifikasi Pengaturan Rekonsiliasi Otomatis (Allow Reconciliation) Pada kolom pengaturan lanjutan, periksa sakelar toggle Allow Reconciliation *. Pastikan opsi ini diaktifkan (biru) khusus untuk akun Piutang Usaha dan Utang Dagang agar mutasi faktur dapat dipadankan secara otomatis dengan transaksi pembayaran bank/kas.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Chart of Accounts diperlukan dalam proses Accounting Master Data, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Journals untuk mengelompokkan buku transaksi berdasarkan fungsi bisnis: Kas (Cash), Bank, Penjualan (Customer Invoices), Pembelian (Vendor Bills), dan Jurnal Umum (Miscellaneous). Setiap jurnal memiliki kode prefix penomoran dokumen otomatis, akun default debit/kredit, serta metode pembayaran/penerimaan yang diperbolehkan. Ini menjamin pemisahan audit trail yang rapi dan penelusuran mutasi buku besar secara tertib.

Setiap transaksi keuangan wajib terikat pada satu jurnal resmi. Konfigurasi akun suspense/transitory pada jurnal bank memastikan mutasi rekening koran dapat diproses sebelum rekonsiliasi final dilakukan.

2. Prerequisites

• Pengguna dapat mengakses menu Accounting → Configuration → Master Data → Journal.
• Akun kas/bank dan akun clearing penampung telah tersedia pada Chart of Accounts.
• Penomoran kode unik (short code, misal CSH1, BNK1, INV, BILL, MISC) telah distandarisasi untuk menghindari konflik sequence penomoran.
• Hubungkan rekening bank fisik perusahaan dengan jurnal bank terkait sebelum modul bank statement diaktifkan.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Jurnal Transaksi) Navigasikan ke menu Accounting → Configuration → Master Data → Journal. Periksa direktori buku jurnal operasional. Pilih salah satu jurnal kas aktif (misalnya baris 6767 - KOT Cash Journal untuk tipe Cash) atau klik + Create untuk menambahkan buku jurnal transaksi baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Header Buku Jurnal Pada formulir detail jurnal, verifikasi judul pada Journal Name * (6767 - KOT Cash Journal), tipe transaksi pada Type * (Cash), mata uang dasar pada Currency * (IDR), serta entitas pemilik pada Company * (My Company).

   

3. Verifikasi Tab Akun Penampung & Kode Singkat (Journal Entries Tab) Buka tab Journal Entries untuk memverifikasi penugasan kode prefix sequence pada Short Code * (KOT6767C), akun kas utama pada Cash Account, serta akun perantara pembayaran pada Debit/Credit Account guna menjaga kerapian pemisahan audit trail.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Ada penyesuaian buku besar; akuntan menelusuri sumber dan dampak debit/kredit.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Journal Entries Template untuk mempercepat pencatatan transaksi jurnal berulang (recurring transactions) seperti beban penyusutan, amortisasi biaya dibayar di muka, sewa kantor bulanan, dan alokasi penggajian. Template menyimpan pola baris debit-kredit, akun penampung, dan persentase pembagian sehingga staf akuntansi tidak perlu menyusun akun dan rumus kalkulasi berulang kali setiap akhir bulan.

Penerapan template menjamin konsistensi penamaan akun dan alokasi pusat biaya pada jurnal-jurnal rutin yang rentan terjadi deviasi penulisan jika diinput secara manual.

2. Prerequisites

• Pengguna dapat membuka menu Accounting → Configuration → Master Data → Journal Entry Template.
• Akun-akun debit dan kredit yang digunakan dalam template telah aktif pada Chart of Accounts.
• Skema perhitungan persentase atau nominal tetap telah divalidasi dengan jadwal amortisasi atau rekonsiliasi beban operasional.
• Uji pemanggilan template pada menu Journal Entries untuk memastikan keseimbangan nilai debit dan kredit terpenuhi otomatis.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Template Jurnal) Navigasikan ke menu Accounting → Configuration → Master Data → Journal Entry Template. Periksa direktori template transaksi berulang yang telah terdaftar. Pilih baris template operasional aktif (seperti JET-BANK-CHARGE untuk Bank Charges / Admin Fee pada My Company) atau klik tombol + Create untuk merancang pola transaksi rutin baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Header Template Jurnal Pada formulir detail template, verifikasi penamaan template pada Template Name * (Bank Charges / Admin Fee), penugasan buku transaksi pada Journal * (Miscellaneous), serta entitas pemilik template pada Company * (My Company).

   

3. Verifikasi Baris Pola Debit & Kredit (Template Lines) Periksa tabel Template Lines untuk memastikan akun-akun debit (Beban Administrasi Bank) dan kredit (Kas/Bank) telah terpasang dengan formula perhitungan alokasi yang tepat, sehingga pemanggilan template menghasilkan jurnal yang seimbang secara otomatis.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Ada penyesuaian buku besar; akuntan menelusuri sumber dan dampak debit/kredit.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Cost Center (Pusat Biaya / Akun Analitik) untuk melacak profitabilitas dan pengeluaran per unit bisnis, divisi, proyek, atau lini operasional di luar struktur akun keuangan legal. Setiap kali transaksi beban atau pendapatan dicatat, alokasi analitik diarahkan ke Cost Center terkait sehingga manajemen dapat mengevaluasi efisiensi anggaran per departemen secara terperinci.

Pusat biaya memberikan visibilitas granular terhadap biaya operasional riil yang tidak tercermin secara eksplisit pada laporan laba rugi legal perusahaan.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki wewenang analitik pada menu Accounting → Configuration → Budget & Cost Center → Cost Center.
• Rencana anggaran departemen (budget plan) dan daftar unit penanggung jawab biaya telah ditetapkan.
• Pastikan modul integrasi analitik aktif pada pengaturan pembukuan perusahaan.
• Uji pencatatan dokumen transaksi dengan mencantumkan Cost Center untuk memastikan mutasi analitik terekam pada buku besar analitik.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Hirarki Pusat Biaya) Akses menu Accounting → Configuration → Budget & Cost Center → Cost Center. Sistem menyajikan struktur pengelompokan akun analitik perusahaan secara hierarkis. Periksa grup induk analitik (misalnya grup Division (4)) atau klik tombol + Create untuk merumuskan pusat biaya baru.

   

2. Buka dan Telusuri Cabang Hirarki Sub-Pusat Biaya Klik baris grup induk Division (4) untuk membuka cabang hirarki di bawahnya. Periksa daftar sub-pusat biaya yang mencakup divisi SA (System Analyst), CSL (Consultant), LDEV (Lead Developer), dan PM (Project Manager) beserta penanggung jawab (Responsible) terkait.

   

3. Verifikasi Parameter Formulir Detail Pusat Biaya Klik tombol View pada salah satu sub-divisi (misalnya SA) untuk membuka formulir detail. Verifikasi kelengkapan kode pada Code * (SA), nama unit pada Name * (System Analyst), relasi induk pada Parent Cost Center * (Division), serta kepemilikan entitas pada Company * (My Company).

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Biaya dari transaksi perlu dibagi menurut unit kerja; alokasi diperiksa pada dokumen dan laporan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Cost Center Type (Rencana/Kategori Analitik) untuk mengelompokkan pusat biaya ke dalam hierarki analisis yang logis (misalnya Divisi Regional, Jenis Proyek, atau Unit Usaha Strategis). Fitur ini memungkinkan pelaporan analitik multidimensi dengan memisahkan analisis biaya operasional rutin dari analisis biaya proyek investasi jangka panjang.

Klasifikasi tipe analitik memastikan data biaya dapat dikonsolidasikan menurut sudut pandang manajemen strategis yang dinamis.

2. Prerequisites

• Pengguna dapat mengakses menu konfigurasi rencana/tipe analitik pada modul Accounting.
• Struktur hierarki dimensi analisis biaya telah disetujui bersama manajer pengendalian operasional (financial controller).
• Master data departemen perusahaan telah selaras dengan klasifikasi tipe analitik.
• Pastikan keterikatan antara Cost Center dan tipe analitik telah tervalidasi sebelum periode anggaran dibuka.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Tag Analitik / Tipe Pusat Biaya) Akses menu Accounting → Configuration → Budget & Cost Center → Analytic Tags. Sistem menampilkan struktur pengelompokan dimensi tag analitik perusahaan. Periksa grup dimensi yang terdaftar (misalnya grup Branch (3)) atau klik tombol + Create untuk merumuskan klasifikasi dimensi biaya baru.

   

2. Buka dan Telusuri Cabang Dimensi Tag Analitik Klik baris grup Branch (3) untuk membuka cabang sub-tag di bawahnya. Periksa daftar cabang operasional aktif yang mencakup Bali, Jakarta, dan Surabaya beserta penanggung jawab unit yang mengendalikan alokasi analitik.

   

3. Verifikasi Parameter Master Tag Analitik Cabang Periksa rincian baris cabang pertama (Bali) untuk memverifikasi kolom Code, Name, Parent Analytic Tag (Branch), entitas pemilik pada Company, serta pastikan sakelar toggle Active berada dalam status aktif (biru).

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Biaya dari transaksi perlu dibagi menurut unit kerja; alokasi diperiksa pada dokumen dan laporan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Cost Center Rules (Analytic Distribution Defaults) untuk menetapkan alokasi analitik otomatis pada transaksi berdasarkan kombinasi kriteria mitra bisnis, produk, akun pengeluaran, atau pengguna yang membuat dokumen. Dengan aturan ini, staf operasional tidak perlu memilih akun pusat biaya secara manual saat menginput tagihan, sehingga meminimalkan salah alokasi anggaran biaya.

Aturan analitik default mempercepat proses entri data operasional sekaligus menjaga kepatuhan pembebanan biaya ke penanggung jawab anggaran yang tepat.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki akses ke menu aturan analitik default di modul Accounting.
• Master Cost Center target dan kriteria pemicu (produk, vendor, akun) telah tersedia dalam sistem.
• Nilai persentase pembagian analitik (jika terbagi ke beberapa pusat biaya) berjumlah tepat 100%.
• Lakukan simulasi pembuatan Purchase Order atau Vendor Bill untuk memverifikasi pemicu aturan analitik bekerja otomatis.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Aturan Distribusi Pusat Biaya) Navigasikan ke menu Accounting → Configuration → Budget & Cost Center → Cost Center & Analytic Defaults. Periksa direktori aturan alokasi otomatis yang telah dikonfigurasi. Pilih grup aturan analitik (seperti Cost Center Distribution (5)) atau klik + Create untuk merancang formula distribusi biaya baru.

   

2. Buka dan Telusuri Aturan Distribusi Biaya Aktif Klik baris grup Cost Center Distribution (5) untuk menampilkan aturan distribusi operasional yang mencakup aturan JKT, SBY, DEF, SA, dan aturan distribusi biaya bersama CCD002.

   

3. Verifikasi Parameter Prioritas & Alokasi Aturan Periksa baris aturan CCD002 (Distribusi Biaya Shared) untuk memastikan bidang Code (CCD002), nilai Priority (20.00), deskripsi penggunaan alokasi biaya shared, serta entitas hukum pada Company (My Company).

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Biaya dari transaksi perlu dibagi menurut unit kerja; alokasi diperiksa pada dokumen dan laporan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Cost Center Items (Buku Besar Analitik) untuk memonitor baris pencatatan riil yang mengalir ke masing-masing pusat biaya dari transaksi jurnal yang telah diposting. Bagian ini berfungsi sebagai buku pembantu analitik untuk rekonsiliasi pengeluaran riil terhadap pagu anggaran (budget) dan penelusuran detail setiap rupiah biaya yang dibebankan ke proyek tertentu.

Setiap entri analitik merekam referensi dokumen asal (source document), tanggal pengakuan beban, akun pembukuan, dan nominal biaya untuk kepentingan verifikasi audit anggaran internal.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki hak akses melihat buku besar analitik pada menu akuntansi.
• Terdapat transaksi pembukuan (faktur, tagihan, atau jurnal manual) yang telah terkonfirmasi dan memiliki penugasan akun analitik.
• Periode pembukuan yang diperiksa berada dalam rentang tahun fiskal aktif.
• Lakukan pencocokan berkala antara saldo buku besar analitik dan saldo akun beban pada laporan keuangan legal.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Buku Besar Pusat Biaya / Ledger) Buka menu Accounting → Configuration → Budget & Cost Center → Cost Center Ledger. Sistem menyajikan mutasi buku pembantu analitik dari seluruh jurnal yang telah dibukukan. Periksa grup divisi utama Division (2199) serta indikator filter aktif pada bilah pencarian atas.

   

2. Buka Rincian Mutasi Sub-Pusat Biaya Klik baris grup Division (2199) untuk meninjau sebaran transaksi riil pada masing-masing sub-divisi, seperti System Analyst (2070), Consultant (65), dan Lead Developer (64).

   

3. Verifikasi Kolom Audit Trail Jurnal Analitik Periksa header kolom buku besar yang meliputi Date, Cost Center, Parent Cost Center, Journal Entry, Journal Entry Line, dan Analytic Tag guna memastikan setiap mutasi biaya memiliki jejak audit nomor bukti jurnal yang valid.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Biaya dari transaksi perlu dibagi menurut unit kerja; alokasi diperiksa pada dokumen dan laporan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customers untuk mengelola profil mitra piutang dagang, batas kredit piutang (credit limit), termin pembayaran standar, serta rekening bank pelanggan. Dalam modul akuntansi, data pelanggan terhubung langsung dengan buku besar pembantu piutang (Accounts Receivable) dan menentukan perhitungan umur piutang (aging report) serta validasi batas kredit saat penerbitan faktur penjualan.

Ketepatan data pelanggan memastikan faktur komersial dan faktur pajak terbit dengan identitas wajib pajak yang valid dan tidak menimbulkan sengketa pembayaran.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki akses ke direktori mitra pada menu Accounting → Configuration → Master Data → Customers.
• Syarat pembayaran (Payment Terms) default dan akun penampung piutang (AR) telah dikonfigurasi.
• Dokumen identitas legal dan NPWP/identitas pajak pelanggan telah disiapkan untuk faktur pajak.
• Tentukan batas kredit (credit limit) dan periode jatuh tempo sebelum membuka transaksi penjualan skala besar.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Direktori Pelanggan / Customers) Masuk ke menu Accounting → Configuration → Master Data → Customers. Sistem menyajikan direktori seluruh pelanggan dan mitra piutang perusahaan. Pilih baris pelanggan aktif (seperti AA Company) atau klik tombol + Create untuk menambahkan data pelanggan baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Identitas Pelanggan Pada formulir detail mitra, verifikasi nama perusahaan pada Partner Name * (AA Company), klasifikasi peran pada Partner Type * (Customer, Vendor), serta kode identifikasi unik pada Code (VE-001593).

   

3. Verifikasi Tab Invoicing & Akun Piutang (Account Receivable) Buka tab Invoicing untuk memastikan akun buku besar piutang usaha default telah terkonfigurasi pada bidang Account Receiveable * (misalnya akun 1101 [PH] Accounts Receivable) agar pencatatan faktur penjualan otomatis mengalir ke akun piutang yang benar.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Customers diperlukan dalam proses Accounting Master Data, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Vendors untuk mengelola profil pemasok, ketentuan termin pembayaran utang dagang, nomor rekening bank pembayaran vendor, dan perlakuan pajak pemotongan (PPh 23/PPh 4 ayat 2). Master data vendor di akuntansi menjadi basis penerbitan Vendor Bills dan pembayaran utang (Accounts Payable), menjamin setiap pencairan dana kas/bank memiliki penerima manfaat yang terverifikasi.

Sistem mendukung penomoran kode vendor otomatis maupun manual, pemblokiran status daftar hitam (blacklist), dan pengendalian batas plafon utang dagang secara terpusat.

2. Prerequisites

• Pengguna dapat membuka menu Accounting → Configuration → Master Data → Vendors.
• Akun utang usaha (Accounts Payable) dan skema pajak pembelian telah terpasang pada konfigurasi akuntansi.
• Data rekening bank dan nama penerima telah diverifikasi dengan bukti mutasi perbankan vendor.
• Pastikan status persetujuan vendor aktif sebelum staf akuntansi memproses validasi tagihan masuk.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Direktori Pemasok / Vendors) Akses menu Accounting → Configuration → Master Data → Vendors. Direktori menampilkan seluruh mitra utang dagang dan pemasok barang/jasa perusahaan. Pilih baris pemasok aktif (seperti AA Company) atau klik tombol + Create untuk mendaftarkan data vendor baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Profil Vendor Pada formulir detail vendor, pastikan penamaan pada Partner Name * (AA Company), verifikasi peran pada Partner Type * (Customer, Vendor), serta nomor registrasi pada Code (VE-001593).

   

3. Verifikasi Tab Invoicing & Akun Utang (Account Payable) Buka tab Invoicing untuk memastikan pemetaan akun kewajiban dagang telah terisi pada bidang Account Payable * (misalnya akun 2001 [PH] Accounts Payable) agar validasi Vendor Bill otomatis membukukan saldo kredit pada akun utang usaha yang tepat.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Vendors diperlukan dalam proses Accounting Master Data, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Payment Terms untuk membakukan syarat pembayaran dan formula jatuh tempo penagihan pelanggan maupun kewajiban vendor. Fitur ini mengotomasi perhitungan tanggal jatuh tempo faktur (misalnya 30 Days, Net 60, Cash on Delivery), pengenaan suku bunga keterlambatan (Interest Percentage), serta insentif diskon pelunasan dini (Early Payment Discount). Hal ini memastikan kepastian arus kas masuk (cash inflow) dan keteraturan jadwal pembayaran tanpa perlu perhitungan manual per faktur.

Konfigurasi termin pembayaran berlaku mengikat pada transaksi Customer Invoices dan Vendor Bills. Ketentuan jatuh tempo dan penalti keterlambatan yang ditetapkan di sini akan menjadi dasar otomatisasi penerbitan surat penagihan (dunning letters) dan perhitungan umur piutang/utang (aging analysis).

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki hak akses konfigurasi termin pembayaran pada menu Accounting → Configuration → Master Data → Payment Terms.
• Entitas Company telah dipilih dan kebijakan termin kredit penjualan/pembelian telah disetujui oleh manajemen keuangan.
• Tentukan aturan denda keterlambatan (Interest Type & Percentage) dan persentase potongan dini sebelum syarat pembayaran diterapkan pada master pelanggan atau pemasok.
• Lakukan pengujian pembuatan faktur uji coba (Customer Invoice / Vendor Bill) untuk memastikan tanggal jatuh tempo dan kalkulasi diskon pelunasan dini terhitung akurat.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Payment Terms) Navigasikan ke menu Accounting → Configuration → Master Data → Payment Terms. Periksa direktori termin pembayaran yang terdaftar dalam sistem. Pilih salah satu syarat pembayaran standar (seperti baris 30 Days berkode ID/000516 untuk entitas My Company) atau klik tombol + Create untuk merumuskan syarat pembayaran baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Dasar Termin Pada formulir detail Payment Terms, verifikasi kelengkapan nama syarat pembayaran pada bidang Name * (30 Days), kepemilikan entitas Company * (My Company), serta aturan denda keterlambatan pada Interest Percentage * (5.00% Daily) untuk mengontrol jatuh tempo penagihan pelanggan maupun pembayaran vendor.

   

3. Konfigurasi Insentif Diskon Pelunasan Dini (Early Payment Discount) Aktifkan sakelar toggle Early Payment Discount *, lalu tentukan besaran potongan pada Discount Value * (5.00% Percentage) dan batas masa berlaku klaim diskon sejak faktur terbit pada Disc Valid For (Days) * (3 hari) guna mendorong percepatan arus kas masuk (cash inflow).

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dana masuk atau keluar untuk partner; tim mencocokkan nilai dengan dokumen terbuka.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Payment Method untuk mendefinisikan instrumen penerimaan dan pembayaran kas/bank yang sah (misalnya Transfer Bank, Cek/Giro, Manual Cash, Virtual Account, atau Payment Gateway). Fitur ini mengatur alur pembukuan akun perantara (outstanding receipts/payments account) sebelum pencairan atau penyetoran dana direkonsiliasi dengan rekening koran bank riil.

Standardisasi metode pembayaran menjamin setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tercatat pada akun buku besar yang tepat serta memudahkan proses rekonsiliasi otomatis.

2. Prerequisites

• Pengguna memiliki peran Treasury Officer atau Accounting Manager pada menu Accounting → Configuration → Master Data → Payment Methods.
• Jurnal bank dan kas terkait telah dikonfigurasi dengan akun buku besar yang sesuai.
• Aturan clearing dan rekonsiliasi rekening koran telah disepakati oleh tim keuangan.
• Uji pemrosesan pembayaran melalui metode yang dikonfigurasi untuk memverifikasi pencatatan akun perantara berjalan seimbang.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Area Fitur (Daftar Metode Pembayaran) Buka menu Accounting → Configuration → Master Data → Payment Methods. Sistem menyajikan daftar instrumen transaksi kas/bank yang sah. Pilih baris metode pembayaran aktif (seperti Bank Transfer - BCA) atau klik + Create untuk menambahkan instrumen pembayaran baru.

   

2. Periksa atau Konfigurasi Parameter Umum Metode Pembayaran Pada formulir detail seksi General, periksa nama instrumen pada Name * (Bank Transfer - BCA), mata uang pada Currency * (IDR), klasifikasi pada Type * (Bank), serta entitas hukum pada Company * (My Company).

   

3. Verifikasi Parameter Rincian Bank (Bank Detail Section) Pada seksi Bank Detail, periksa nomor rekening penampung pada Account Number * (7770001001) serta nama institusi perbankan pada Bank * (Bank Central Asia) guna menjamin akurasi mutasi kliring pada saat rekonsiliasi kas/bank.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dana masuk atau keluar untuk partner; tim mencocokkan nilai dengan dokumen terbuka.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Accounting Settings untuk mengendalikan kebijakan moneter, parameter pembukuan global, akun perantara kliring, dan batas tanggal penguncian transaksi (lock dates) pada modul Accounting HMX. Konfigurasi ini menetapkan aturan pemisahan diskon kas/termin, pemblokiran transaksi bank saat saldo tidak mencukupi, serta penentuan akun selisih kurs dan laba ditahan yang mengikat seluruh unit operasional perusahaan.

Pengaturan ini bertindak sebagai primary baseline checkpoint bagi integritas buku besar dan kepatuhan perpajakan multi-cabang. Perubahan pada parameter akun diskon atau tanggal penguncian transaksi otomatis menerapkan hard block terhadap entri jurnal bertanggal lampau guna melindungi catatan audit dari perubahan retroaktif yang tidak sah.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memiliki peran Accounting Manager atau System Administrator dan mengakses menu melalui jalur Accounting → Configuration → Accounting Settings.
• Ketergantungan Data Induk: Struktur bagan akun (COA) induk, mata uang dasar (Base Currency IDR), dan daftar buku jurnal kas/bank aktif wajib telah selesai dikonfigurasi pada entitas Company terkait.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Penetapan tanggal penguncian transaksi (Lock Dates for Non-Advisers & All Users) wajib memperoleh persetujuan tertulis dari Finance Director dan tim Auditor Independen sebelum diterapkan.
• Uji Coba Operasional: Lakukan simulasi pembuatan faktur penjualan dan pelunasan kas sampel untuk memverifikasi bahwa pos jurnal diskon dan kliring transfer mengalir ke nomor akun yang tepat sebelum dirilis ke lingkungan produksi.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Navigasi Pengaturan Akuntansi Global Akses menu Accounting → Configuration → Accounting Settings. Sistem menampilkan formulir konfigurasi terpusat Account Set Up. Periksa bilah aksi atas yang memuat tombol Save untuk menyimpan modifikasi kebijakan dan tombol Discard untuk membatalkan perubahan.

   

2. Konfigurasi Pengaturan Diskon & Transfer Kliring Pada seksi Discount Configurations, pastikan sakelar Post Discount Account * berada dalam posisi aktif. Tentukan akun penampung pada bidang Purchase Discount Account dan Sales Discount Account (misalnya 5001 Cost of Goods Sold) serta atur akun perantara transfer internal pada seksi Fund Management.

   

3. Tetapkan Tanggal Penguncian Buku (Lock Dates) Gulir ke seksi Payment Terms Account & Fiscal Lock Dates. Tentukan batas tanggal penguncian pembukuan untuk pengguna operasional guna mencegah revisi transaksi pada periode akuntansi yang telah dinyatakan final oleh auditor.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Accounting Settings diperlukan dalam proses Accounting Configurations, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Accounting Access Rights & Permissions (ARP) untuk menegakkan matriks pemisahan tugas (Segregation of Duties) dan mengendalikan hierarki wewenang pengguna pada modul Accounting HMX. Matriks ini mengelompokkan otorisasi ke dalam tingkatan peran terukur: Billing / Invoicing (pembuat draf faktur), Accountant / Supervisor (verifikator rekonsiliasi dan pembukuan jurnal), serta Accounting Manager / Advisor (otoritas penutupan periode fiskal dan pembatalan transaksi posted).

Pengaturan ini merupakan fondasi pengendalian internal (Internal Control Over Financial Reporting - ICFR) untuk mencegah kecurangan dan kesalahan saji material. Sistem menerapkan hard block berbasis peran, sehingga staf operasional dilarang keras memvalidasi jurnal pembalik atau membuka kunci periode fiskal tanpa eskalasi resmi ke tingkat manajerial.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Konfigurasi hanya dapat dijalankan oleh System Administrator atau HR Security Officer melalui rute menu Organization → Users & Companies → Users.
• Ketergantungan Data Induk: Akun pengguna (User Account) wajib berstatus aktif dengan alamat email valid dan telah terhubung ke profil karyawan (Employee Profile) serta entitas Default Company yang sah.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Pembagian level hak akses wajib diverifikasi berdasarkan Surat Keputusan Otoritas Keuangan (Financial Authority Matrix) sebelum lisensi pengguna ditingkatkan ke level Advisor.
• Uji Coba Operasional: Lakukan login uji coba menggunakan kredensial akun pengguna bersangkutan untuk memastikan tombol persetujuan manajerial (seperti Lock Dates atau Reverse Entry) terkunci sesuai batasan peran yang diberikan.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Direktori Pengguna Sistem (Users Directory) Masuk ke menu Organization → Users & Companies → Users. Sistem menyajikan direktori seluruh pengguna terdaftar. Pilih baris nama pengguna yang akan diatur hak aksesnya atau klik tombol + Create untuk mendaftarkan akun personel keuangan baru.

   

2. Buka Profil Pengguna & Tab Hak Akses (Access Rights) Pada formulir detail pengguna, verifikasi data identitas akun pada bidang Name dan Username. Klik tab Access Rights untuk membuka panel matriks pembagian kewenangan modul bisnis HMX.

   

3. Tetapkan Level Otoritas Accounting & Finance Pada kelompok kewenangan Accounting & Finance, tentukan tingkatan peran yang sesuai: pilih Accountant untuk staf pembukuan, Billing untuk administrasi piutang, atau tingkatkan ke Advisor / Manager untuk kepala divisi akuntansi, lalu simpan perubahan.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Accounting ARP (User, Supervisor, Manager) diperlukan dalam proses Accounting Configurations, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Email Reminder Settings untuk mengotomatisasi pengiriman surat teguran penagihan (dunning letters) dan notifikasi jatuh tempo faktur piutang pelanggan pada modul Accounting HMX. Konfigurasi ini mengatur pemicu interval keterlambatan pembayaran, integrasi gateway surat elektronik perusahaan, serta personalisasi draf pesan penagihan yang terhubung dinamis dengan data saldo faktur belum lunas.

Fitur ini berfungsi sebagai instrumen percepatan arus kas operasional (Days Sales Outstanding - DSO) dengan meminimalkan intervensi manual tim penagihan. Sistem menerapkan pengawasan berbasis jadwal otomatis (Automated Cron Engine) yang mengirimkan pengingat berjenjang secara teratur sesuai ambang batas toleransi kredit mitra.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memiliki peran Credit Control Officer atau Accounting Manager dan mengakses konfigurasi melalui Accounting → Configuration → Follow-up / Email Reminders.
• Ketergantungan Data Induk: Server keluar SMTP perusahaan (Outgoing Mail Server) wajib berstatus terhubung dan alamat email kontak penagihan pada master pelanggan (Customer Master) wajib terisi valid.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Format bahasa, rentang toleransi hari penagihan (grace period), dan klausul penalti denda keterlambatan wajib telah disetujui oleh Legal Department dan Head of Finance.
• Uji Coba Operasional: Jalankan simulasi pengiriman email uji coba ke alamat penampung internal untuk memeriksa kerapian layout dokumen tagihan PDF terlampir sebelum mengaktifkan jadwal cron otomatis.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Menu Konfigurasi Pengingat Penagihan Gunakan kotak pencarian cepat menu di sidebar kiri atau buka menu konfigurasi pengingat email penagihan. Sistem menyajikan antarmuka pengaturan automasi notifikasi faktur piutang.

   

2. Buka dan Pilih Template Surat Pengingat (Dunning Template) Pilih template pesan resmi penagihan (seperti Invoice: Overdue Reminder) dari daftar template komunikasi. Periksa baris template aktif yang memuat variabel dinamis nomor faktur, tanggal jatuh tempo, dan sisa saldo kewajiban.

   

3. Konfigurasi Interval Jadwal Pengiriman Notifikasi Tentukan interval hari keterlambatan penagihan (misalnya Surat Teguran I pada H+3, Surat Teguran II pada H+7, dan Surat Peringatan Keras pada H+14) serta pastikan sakelar automasi pengiriman berada pada status aktif.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Email Reminder Settings diperlukan dalam proses Accounting Configurations, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Account Report Settings untuk merancang, mengelompokkan, dan memodifikasi struktur tata letak laporan finansial resmi (Financial Statement Templates) pada modul Accounting HMX. Konfigurasi ini memungkinkan perumusan struktur hierarkis akun pelaporan untuk Neraca (Balance Sheet), Laporan Laba Rugi (Profit & Loss), Laporan Arus Kas, Neraca Saldo (Trial Balance), dan Buku Besar Pembantu.

Konfigurasi ini menjamin keselarasan pelaporan keuangan perusahaan dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) dan regulasi pelaporan pajak fiskal. Sistem memberlakukan validasi matematis terhadap formula penjumlahan baris agregasi (subtotal dan total margin laba) guna memastikan laporan tidak mengalami selisih kalkulasi.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memegang kewenangan Senior Financial Analyst atau Accounting Manager melalui menu Accounting → Configuration → Tax & Localization → Report Templates.
• Ketergantungan Data Induk: Struktur tipe akun (Account Types) dan seluruh kode akun dalam Chart of Accounts (COA) wajib telah terpetakan tanpa ada akun yatim (unmapped accounts).
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Format baku pelaporan (Indonesian GAAP / SAK IFRS) wajib disepakati bersama Komite Audit internal sebelum struktur hierarki baru dikunci menjadi template standar.
• Uji Coba Operasional: Hasilkan pratinjau laporan Trial Balance dan Balance Sheet menggunakan template hasil rancangan untuk memverifikasi bahwa total Aset persis seimbang dengan total Liabilitas ditambah Ekuitas.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Direktori Template Laporan Keuangan (Accounting Reports) Navigasikan ke menu Accounting → Configuration → Tax & Localization → Report Templates. Direktori menampilkan seluruh format laporan keuangan aktif perusahaan. Pilih salah satu template (misalnya Trial Balance atau General Ledger) atau klik tombol + Create.

   

2. Periksa Parameter Header Template Laporan Pada formulir detail template, verifikasi nama laporan pada bidang Name *, tipe instrumen laporan, entitas hukum pada Company, serta pastikan toggle status Active menyala biru.

   

3. Atur Struktur Baris Hirarki & Rumus Kalkulasi Pada tabel baris laporan, konfigurasikan hierarki pengelompokan akun, formula perhitungan subtotal, dan aturan pembalikan tanda saldo (Sign Reversal) agar penyajian angka negatif dan margin kotor tampil sesuai kaidah akuntansi.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Account Report Settings diperlukan dalam proses Accounting Configurations, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Generate Opening Balance untuk menetapkan dan membukukan saldo awal seluruh akun neraca (Aset, Kewajiban, dan Ekuitas) pada saat migrasi sistem atau pembukaan buku tahun fiskal baru di modul Accounting HMX. Fitur ini menyajikan antarmuka dialog modal khusus yang memvalidasi keseimbangan total debet dan kredit sebelum diposting ke buku besar.

Prosedur pembukuan saldo awal merupakan titik kendali pembuka (*initial fiscal milestone*) yang mengunci kebenaran saldo awal periode berjalan. Sistem memberlakukan proteksi ketat (*hard block*), di mana tombol konfirmasi tidak dapat dieksekusi apabila jumlah total nilai debet dan kredit mengalami selisih (out-of-balance).

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memegang wewenang Accounting Manager atau Financial Controller dan membuka menu melalui Accounting → General Ledger → Generate Opening Balance.
• Ketergantungan Data Induk: Tahun fiskal aktif, kalender 12 sub-periode akuntansi, dan bagan akun (COA) lengkap wajib telah final dan disetujui pada entitas Company bersangkutan.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Lembar Neraca Saldo Penutupan Audit (Audited Closing Trial Balance) dari periode sebelumnya wajib telah ditandatangani oleh Auditor Independen sebagai dasar angka input.
• Uji Coba Operasional: Lakukan simulasi input draf baris akun saldo awal untuk memverifikasi bahwa akun penyeimbang (Opening Balance Clearing Account) menghasilkan saldo nol setelah seluruh saldo akun neraca dipetakan.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Dialog Modal Generate Opening Balance Akses menu Accounting → General Ledger → Generate Opening Balance. Sistem menampilkan jendela dialog modal pop-up Generate Opening Balance di tengah layar dengan latar belakang kerja yang terisolasi.

   

2. Tetapkan Parameter Tanggal & Buku Jurnal Saldo Awal Tentukan tanggal pembukuan resmi pada Account Date * (misalnya tanggal pertama awal tahun fiskal), pilih buku jurnal penampung pada Journal * (Opening Journal), serta pastikan entitas pada Company * dan Branch * telah sesuai.

   

3. Input Baris Akun Debet/Kredit & Konfirmasi Pembukuan Klik tombol + Add new Lines untuk memasukkan saldo masing-masing akun neraca pada kolom Debit * dan Credit *. Pastikan total debet sama persis dengan total kredit, lalu klik tombol biru Confirm untuk membukukan saldo awal permanen ke buku besar.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Generate Opening Balance diperlukan dalam proses Journal Entries, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Generate Closing Entries Balance untuk mengeksekusi proses tutup buku tahun fiskal (Fiscal Year Closing) pada modul Accounting HMX. Prosedur ini secara otomatis mengkalkulasi saldo bersih seluruh akun nominal (Pendapatan dan Beban) dan memindahkannya ke akun Laba Ditahan (Retained Earnings) pada neraca ekuitas.

Prosedur ini merupakan tahap akhir (*final fiscal cutoff*) yang mengunci keabsahan laporan keuangan tahunan. Sistem memberlakukan verifikasi status (Closing Readiness Checklist) yang mewajibkan seluruh jurnal operasional telah berstatus Posted dan seluruh mutasi kas/bank telah direkonsiliasi sebelum jurnal penutupan dapat dibukukan.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Hanya dapat dieksekusi oleh pengguna dengan peran Accounting Manager atau Finance Director melalui menu Accounting → Intelligence → Closing Readiness.
• Ketergantungan Data Induk: Tahun fiskal berjalan wajib telah mencapai akhir periode 12 dan tahun fiskal berikutnya wajib telah dibuat dalam status Open.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Seluruh draf faktur, penyusutan aset tetap, dan penyesuaian selisih kurs akhir tahun (Forex Revaluation) wajib telah diposting lengkap.
• Uji Coba Operasional: Periksa laporan Laba Rugi pra-penutupan untuk memastikan angka laba bersih yang akan ditransfer ke Laba Ditahan telah terverifikasi oleh tim akuntan internal.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Dasbor Kesiapan Tutup Buku (Closing Readiness) Navigasikan ke menu Accounting → Intelligence → Closing Readiness. Dasbor menyajikan ringkasan indikator kesiapan penutupan buku tahunan perusahaan untuk tahun fiskal aktif.

   

2. Verifikasi Daftar Periksa Kesiapan Penutupan (Checklist) Periksa kartu audit penutupan untuk memverifikasi bahwa rekonsiliasi bank telah tuntas, tidak ada draf jurnal tertinggal, dan seluruh modul operasional (Sales, Purchase, Inventory) telah merampungkan posting periodik.

   

3. Eksekusi Jurnal Penutupan ke Saldo Laba Ditahan Lakukan eksekusi pembuatan bukti jurnal penutup tahunan (Generate Closing Entry). Sistem otomatis menghasilkan jurnal voucher pemindahbukuan saldo laba/rugi bersih ke akun Retained Earnings dan mengunci tahun fiskal bersangkutan.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Generate Closing Entries Balance diperlukan dalam proses Journal Entries, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Recurring Journal Entries untuk menjadwalkan dan membukukan transaksi akuntansi rutin yang berulang secara periodik (seperti beban sewa dibayar di muka, amortisasi asuransi, depresiasi, atau akrual bulanan) pada modul Accounting HMX. Transaksi diproses otomatis berdasarkan template pola akun debet-kredit yang telah distandarisasi.

Fitur ini mengeliminasi risiko kelalaian pencatatan beban akrual dan memangkas waktu kerja tutup buku bulanan. Sistem menerapkan mesin penjadwalan terotomatisasi yang mengeksekusi draf bukti jurnal tepat waktu sesuai frekuensi interval (Harian, Mingguan, Bulanan, Tahunan) yang ditentukan.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memegang peran General Ledger Accountant atau Accounting Supervisor melalui menu Accounting → Automation & Periodic → Recurring Journal Entries.
• Ketergantungan Data Induk: Template jurnal berulang (Journal Entries Template pada Subfitur 2.3.4) wajib telah dibuat dengan pemetaan akun debet-kredit yang seimbang.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Jadwal jadwal amortisasi dan dokumen kontrak sewa/asuransi wajib telah diverifikasi oleh tim Controller sebelum batas tanggal akhir eksekusi (End Date) ditetapkan.
• Uji Coba Operasional: Jalankan opsi Generate Manual pada jadwal berulang sampel untuk memvalidasi bahwa entri jurnal yang dihasilkan memiliki nomor referensi dan nilai moneter yang presisi.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Direktori Recurring Journal Entries Masuk ke menu Accounting → Automation & Periodic → Recurring Journal Entries. Direktori menyajikan daftar seluruh jadwal pembukuan transaksi rutin yang telah dikonfigurasi. Klik tombol + Create untuk merancang skedul berkala baru.

   

2. Tetapkan Parameter Jadwal & Template Transaksi Acuan Pada formulir konfigurasi, tentukan nama skedul, pilih template transaksi pada bidang Journal Entry Template *, pilih buku jurnal pada Journal *, serta atur interval pengulangan (misalnya setiap 1 Bulan).

   

3. Verifikasi Baris Jurnal & Eksekusi Pembukuan Otomatis Periksa rincian baris akun debet-kredit yang akan dihasilkan pada tabel baris. Pastikan tanggal eksekusi berikutnya (Next Execution Date) tepat, lalu aktifkan jadwal agar sistem membuat jurnal voucher berkala secara otomatis.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Tagihan atau jurnal bulanan harus muncul sesuai jadwal; tim memeriksa hasil tiap siklus.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Journal Entries Reversal untuk melakukan koreksi pembukuan resmi atas bukti jurnal yang telah diposting permanen melalui mekanisme jurnal pembalik otomatis (Storno / Reversal Entry) pada modul Accounting HMX. Fitur ini membalikkan seluruh posisi debet ke kredit dan kredit ke debet dengan mempertahankan jejak keterkaitan silang ke nomor dokumen asli.

Prosedur pembalikan ini menjamin integritas audit trail legal, di mana sistem melarang keras penghapusan langsung terhadap bukti jurnal yang telah terbit. Setiap tindakan pembalikan wajib disertai alasan bisnis tertulis dan otomatis menghasilkan nomor voucher baru bertanda referensi silang.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memegang peran Accounting Supervisor atau Advisor melalui menu Accounting → General Ledger → Journal Entries.
• Ketergantungan Data Induk: Bukti jurnal sumber wajib berada dalam status Posted dan periode tanggal pembalikan yang dituju wajib masih dalam status Open (tidak terkunci lock date).
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Formulir koreksi jurnal wajib mencantumkan alasan pembalikan (Reversal Reason) dan melampirkan persetujuan tertulis dari Manager Akuntansi.
• Uji Coba Operasional: Periksa kembali buku pembantu akun terkait pasca-pembalikan untuk memverifikasi bahwa saldo kumulatif telah dinetralkan secara akurat oleh jurnal pembalik.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Dokumen Bukti Jurnal Terposting (Posted Journal Entry) Buka menu Accounting → General Ledger → Journal Entries dan buka salah satu dokumen jurnal berstatus Posted yang memerlukan koreksi pembukuan.

   

2. Klik Tombol Aksi Reversal / Pembalikan Jurnal Pada bilah tombol aksi atas dokumen jurnal voucher, klik tombol Reverse Entry untuk memulai proses pembuatan dokumen koreksi jurnal pembalik.

   

3. Tetapkan Tanggal Pembalikan & Konfirmasi Koreksi Pada dialog pembalikan yang muncul, tentukan tanggal pembalikan pada Reversal Date, masukkan alasan koreksi pada Reason, lalu klik tombol konfirmasi untuk menerbitkan jurnal pembalik otomatis.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Ada penyesuaian buku besar; akuntan menelusuri sumber dan dampak debit/kredit.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Journal Entries Tracking untuk melacak, menyaring, dan memantau status siklus hidup dokumen bukti jurnal (Draft, Posted, Cancelled) secara terpusat pada modul Accounting HMX. Antarmuka ini menyajikan visibilitas menyeluruh terhadap seluruh voucher jurnal transaksi yang bersumber dari modul Penjualan, Pembelian, Kas/Bank, maupun Jurnal Umum Manual.

Fitur ini berfungsi sebagai instrumen audit trail utama bagi pemeriksa keuangan internal dan eksternal. Sistem menyediakan mesin pencarian multi-parameter yang dapat menyaring transaksi berdasarkan rentang tanggal pembukuan, buku jurnal tujuan, entitas perusahaan, dan status kepatuhan pagu anggaran (Over Budget Indicator).

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memegang peran Accountant, Financial Auditor, atau Accounting Manager melalui menu Accounting → General Ledger → Journal Entries.
• Ketergantungan Data Induk: Struktur buku jurnal (Journals) dan periode fiskal aktif wajib telah berjalan di database perusahaan.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Seluruh pengguna wajib mematuhi standar penomoran sequence dokumen jurnal otomatis (misalnya prefiks JV/MY/...) tanpa intervensi nomor manual.
• Uji Coba Operasional: Gunakan filter status Draft secara berkala sebelum penutupan harian untuk memastikan tidak ada dokumen transaksi operasional yang tertahan tanpa diposting.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Direktori Utama Journal Entries Akses menu Accounting → General Ledger → Journal Entries. Sistem menyajikan direktori seluruh dokumen jurnal yang terdaftar dalam buku besar dengan informasi nomor kode, tanggal akuntansi, jurnal, dan status transaksi.

   

2. Terapkan Filter Status & Parameter Buku Jurnal Gunakan bilah pencarian atas untuk menyaring transaksi. Klik filter status untuk menampilkan dokumen berstatus Posted atau dokumen yang masih berupa Draft guna keperluan penelaahan sebelum posting.

   

3. Periksa Rincian Audit Trail & Integritas Anggaran Dokumen Periksa kolom Accounting Date, Journal, Company, status posting, serta kolom Over Budget guna memastikan transaksi tercatat pada periode yang benar dan mematuhi pagu anggaran.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Ada penyesuaian buku besar; akuntan menelusuri sumber dan dampak debit/kredit.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Journal Items Tracking untuk mengaudit, menganalisis, dan mengekspor rincian transaksi pada level baris akun individual (Account Move Lines) di modul Accounting HMX. Berbeda dengan Journal Entries yang berfokus pada header voucher, Journal Items menyajikan setiap pergerakan nominal debet dan kredit secara mendalam beserta akun mitra, tag analitik, dan status rekonsiliasi.

Fitur ini merupakan alat kerja utama dalam proses rekonsiliasi akun buku besar dan audit forensik pembukuan. Sistem menyediakan kemampuan pengelompokan dinamis (*dynamic grouping*) berdasarkan Akun, Mitra Bisnis, Buku Jurnal, dan Periode untuk mempercepat analisis mutasi saldo.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memiliki peran Senior Accountant atau Internal Auditor melalui rute menu Accounting → General Ledger → Journal Items.
• Ketergantungan Data Induk: Seluruh baris transaksi wajib memiliki relasi sah ke nomor kode akun dalam Chart of Accounts (COA) dan entitas perusahaan.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Baris transaksi yang dapat direkonsiliasi (seperti akun Piutang AR dan Utang AP) wajib memiliki penanda mitra (Partner) yang terisi lengkap.
• Uji Coba Operasional: Lakukan pengelompokan baris berdasarkan akun tertentu untuk mencocokkan total saldo debet dikurangi kredit dengan saldo akhir pada laporan Neraca Saldo.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Direktori Mutasi Baris Jurnal (Journal Items) Masuk ke menu Accounting → General Ledger → Journal Items. Sistem menampilkan direktori seluruh baris posting pembukuan debet dan kredit dari seluruh transaksi perusahaan.

   

2. Analisis Kolom Debet, Kredit & Saldo Akun Terkait Periksa kolom Account, Debit, Credit, dan Balance pada setiap baris transaksi guna menelusuri mutasi nominal pembukuan secara mendalam.

   

3. Kelompokkan Data (Group By) Berdasarkan Akun & Mitra Gunakan tombol pengelompokan Group By pada bilah pencarian atas untuk mengelompokkan baris berdasarkan Account atau Partner guna memudahkan rekonsiliasi saldo buku besar pembantu.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Ada penyesuaian buku besar; akuntan menelusuri sumber dan dampak debit/kredit.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Preview Entry in Accounting Menu untuk melakukan simulasi dan pratinjau dampak pencatatan jurnal akuntansi sebelum suatu transaksi sumber (seperti Faktur Penjualan, Penerimaan Barang, atau Tagihan Pemasok) divalidasi secara permanen ke buku besar modul Accounting HMX. Fitur ini menyajikan rincian pos akun debet-kredit yang akan terbentuk tanpa mengubah status data operasional.

Fasilitas pratinjau ini berfungsi sebagai mekanisme pencegahan kesalahan (*pre-validation risk control*) untuk mendeteksi ketidaktepatan akun lawan, tarif pajak, atau dimensi pusat biaya sejak dini. Akuntan dapat memastikan akurasi pembukuan terlebih dahulu tanpa perlu melakukan jurnal pembalik pasca-posting.

2. Prerequisites

• Hak Akses & Peran: Pengguna wajib memiliki peran Accountant atau Billing Officer pada formulir transaksi sumber modul terkait (Invoices, Bills, Inventory Moves).
• Ketergantungan Data Induk: Baris produk transaksi sumber wajib telah memiliki konfigurasi akun pendapatan/beban dan kategori pajak yang sah.
• Kebijakan & Validasi Konfigurasi: Pengguna operasional diwajibkan memeriksa pratinjau jurnal untuk setiap transaksi bernilai di atas ambang batas materialitas perusahaan sebelum mengajukan persetujuan akhir.
• Uji Coba Operasional: Lakukan simulasi pratinjau pada draf transaksi yang memuat multi-mata uang untuk memastikan perhitungan selisih kurs dan nilai konversi lokal tampil akurat.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Dokumen Transaksi Sumber Draf Buka formulir draf transaksi operasional (misalnya Faktur Penjualan atau Penerimaan Tagihan Pemasok) yang siap divalidasi ke dalam pembukuan akuntansi.

   

2. Klik Tombol Pratinjau Jurnal (Preview Journal Entries) Pada bilah tindakan atas dokumen transaksi draf, klik tombol Preview Journal Entries untuk membuka simulasi pembukuan debet-kredit.

   

3. Telaah Simulasi Pos Akun Debet-Kredit Sebelum Validasi Periksa tabel simulasi yang menyajikan nomor akun lawan, nilai nominal debet, nilai kredit, serta alokasi analitik. Setelah dipastikan benar, lanjutkan dengan menekan tombol Validate / Post untuk membukukan permanen.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Preview Entry in Accounting Menu diperlukan dalam proses Journal Entries, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Distribution Method untuk mendefinisikan formula dan skema matematis pembagian beban operasional maupun pendapatan ke beberapa pusat biaya (cost center) secara proporsional pada sistem HMX. Konfigurasi ini memungkinkan departemen akuntansi menetapkan bobot alokasi berdasarkan persentase tetap, rasio kuantitas, atau formula kustom guna membebankan pengeluaran gabungan (seperti utilitas kantor, sewa gedung bersama, atau biaya logistik) secara adil ke masing-masing unit bisnis atau departemen pengguna.

Dalam tata kelola sistem, setiap metode distribusi tunduk pada kontrol integritas alokasi: total akumulasi pembagian ke seluruh baris cost center wajib mencapai tepat 100.00% (hard block). Validasi sistem akan menolak penyimpanan metode atau pemrosesan jurnal apabila total persentase kurang atau lebih dari 100%, sehingga mencegah timbulnya selisih saldo tak teralokasi (unallocated balance) yang dapat mendistorsi laporan laba rugi divisi.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki hak akses Accounting Manager atau Budget Controller via menu Accounting → Budget & Cost Center → Cost Center Management → Distribution Method.
• Dependensi Data Induk: Struktur hierarki Cost Center aktif dan akun beban terkait telah terdaftar dalam Bagan Akun (COA).
• Validasi Parameter Kebijakan: Rasio alokasi antar-departemen telah disetujui oleh masing-masing kepala divisi dan Finance Controller.
• Uji Operasional: Lakukan simulasi pembuatan draf transaksi beban dengan metode distribusi untuk memverifikasi otomatisasi pemecahan baris jurnal.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Formulir Distribution Method: Buka menu Accounting → Budget & Cost Center → Cost Center Management → Distribution Method dan klik tombol + Create untuk membuka formulir pendefinisian metode alokasi baru.

   

2. Tentukan Baris Cost Center dan Rasio Persentase: Masukkan nama metode alokasi (misalnya Shared Utilities HQ), lalu pada tabel rincian tambahkan baris-baris pusat biaya penerima beban beserta porsi persentasenya hingga total baris tepat bernilai 100.00%.

   

3. Simpan dan Validasi Penggunaan Metode: Klik tombol Save untuk mengunci metode distribusi, kemudian pastikan metode ini aktif dan dapat dipilih pada dokumen transaksi operasional (seperti Vendor Bill atau Journal Entry).

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Distribution method diperlukan dalam proses Cost Allocation Configuration, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Rule Condition untuk menetapkan mesin aturan pemicu alokasi biaya dinamis berdasarkan atribut kontekstual transaksi pada sistem HMX. Aturan ini memindai kombinasi parameter transaksi seperti entitas Cabang (Branch), Mitra Bisnis (Partner), Akun Buku Besar (Account), Kategori Produk (Product), atau Pengguna Penginput (User) untuk menerapkan metode distribusi biaya secara otomatis tanpa memerlukan intervensi manual dari staf akuntansi.

Sistem mengevaluasi aturan berbasis hierarki prioritas (sequence ordering): kondisi yang memiliki kriteria paling spesifik (misalnya kombinasi Akun + Mitra + Cabang) akan dieksekusi terlebih dahulu sebelum aturan yang bersifat umum (misalnya aturan hanya berbasis Cabang). Mekanisme ini memastikan pembebanan anggaran operasional terlaksana secara presisi sesuai matriks tanggung jawab departemen serta mengeliminasi risiko salah pembebanan pos biaya.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna terdaftar dalam grup wewenang Accounting Administrator melalui jalur menu Accounting → Budget & Cost Center → Cost Center Management → Cost Center Rules.
• Dependensi Data Induk: Master Data Branches, Partners, Chart of Accounts, dan Products telah terkonfigurasi dengan kode unik.
• Validasi Parameter Kebijakan: Matriks penugasan beban operasional per cabang/mitra telah disahkan oleh divisi Keuangan & Anggaran.
• Uji Operasional: Buat dokumen transaksi uji coba yang memenuhi parameter filter untuk menguji responsivitas autofill rule pada order lines.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Pengaturan Cost Center Rules: Navigasikan ke menu Accounting → Budget & Cost Center → Cost Center Management → Cost Center Rules dan tekan + Create.

   

2. Konfigurasikan Parameter Kondisi Pemicu: Tentukan kriteria filter pada seksi Conditions dengan memilih Cabang target, Akun Beban yang dipantau, Mitra Bisnis spesifik, atau Kategori Produk, lalu hubungkan dengan Distribution Method yang relevan.

   

3. Tetapkan Prioritas dan Aktifkan Aturan: Tentukan nomor urut evaluasi pada bidang Sequence (semakin kecil angka, semakin tinggi prioritas eksekusi), lalu klik Save untuk mengaktifkan aturan pada sistem.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Rule condition (Branch, Partner, Account, Product, User) diperlukan dalam proses Cost Allocation Configuration, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Default Cost Center Setting untuk menetapkan pusat biaya standar bawaan (fallback cost center) pada profil pengguna, jurnal pembukuan, atau akun buku besar tertentu. Fitur ini berfungsi sebagai jaring pengaman otomatis yang mengisi dimensi analitik transaksi ketika suatu transaksi operasional tidak memenuhi kriteria aturan alokasi khusus atau staf penginput tidak menentukan pusat biaya secara eksplisit.

Penerapan pusat biaya bawaan menjamin kepatuhan kebijakan akuntansi manajemen di mana seluruh pengeluaran wajib memiliki dimensi pertanggungjawaban divisi (zero unallocated expenses). Apabila parameter Enforce Cost Center diaktifkan pada level akun, sistem akan menerapkan proteksi pemblokiran (hard block) terhadap pemostingan transaksi apabila bidang cost center kosong, sehingga integritas laporan laba rugi multidimensi senantiasa terjaga.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran Accounting Manager atau System Administrator via formulir Accounting → Configuration → Accounting Settings atau tab preferensi pengguna.
• Dependensi Data Induk: Struktur induk Cost Center utama perusahaan (misalnya Head Office atau General Administration) berstatus aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Batasan kewajiban pengisian analitik telah disepakati untuk seluruh akun nominal (pendapatan dan beban).
• Uji Operasional: Lakukan verifikasi pembuatan draf jurnal tanpa input cost center untuk memastikan sistem berhasil mengisikan nilai bawaan secara otomatis.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Konfigurasi Pusat Biaya Bawaan: Buka menu Accounting → Configuration → Accounting Settings atau buka formulir akun pada Bagan Akun (COA).

   

2. Pilih Pusat Biaya Standar Operasional: Pada bidang Default Cost Center, pilih unit kerja atau pusat biaya umum yang ditetapkan sebagai penampung standar transaksi.

   

3. Kunci Konfigurasi dan Uji Penerapan: Aktifkan sakelar pembatasan kepatuhan jika diperlukan, klik Save, dan lakukan pengujian entri transaksi baru untuk memvalidasi nilai bawaan.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Biaya dari transaksi perlu dibagi menurut unit kerja; alokasi diperiksa pada dokumen dan laporan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Direct Customer Invoice without Sales Order untuk menerbitkan faktur penjualan langsung kepada pelanggan tanpa melalui proses pembuatan dan konfirmasi Sales Order (SO) terlebih dahulu pada modul Accounting HMX. Fitur ini dirancang khusus untuk transaksi penjualan langsung, pendapatan jasa profesional non-inventaris, penagihan ad-hoc, atau transaksi komersial mandiri di mana staf penagihan (billing clerk) memiliki kewenangan langsung mencatat piutang dan mengakui pendapatan dalam satu tahapan terintegrasi.

Dari perspektif tata kelola keuangan, penerbitan faktur langsung tetap tunduk pada kontrol ketat sistem: validasi nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP/NIK), ketersediaan akun pendapatan yang sah pada Bagan Akun, serta verifikasi batas pagu kredit (credit limit check). Apabila status kredit pelanggan berada dalam kondisi terblokir (hard block), sistem secara otomatis menghentikan pemostingan faktur hingga mendapat otorisasi khusus dari Finance Manager guna mencegah risiko timbulnya piutang tak tertagih (bad debt).

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki hak akses Billing Officer atau Accountant via menu Accounting → Receivables → Customer Invoices.
• Dependensi Data Induk: Data pelanggan (Customer) telah terdaftar aktif dan akun piutang usaha (AR) serta akun pendapatan penjualan (Sales Revenue) telah terkonfigurasi.
• Validasi Parameter Kebijakan: Parameter batas kredit pelanggan (Credit Limit) dan skema penomoran sequence faktur langsung telah ditetapkan.
• Uji Operasional: Lakukan simulasi pembuatan draf faktur langsung dan periksa jurnal akrual piutang-pendapatan yang terbentuk saat divalidasi.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Menu Pembuatan Faktur Pelanggan: Buka menu Accounting → Receivables → Customer Invoices, lalu klik tombol + Create untuk membuka formulir faktur penjualan baru.

   

2. Lengkapi Data Header dan Baris Penjualan: Pilih nama pelanggan pada bidang Customer, tentukan Invoice Date dan Payment Terms, kemudian pada tab Invoice Lines klik Add a Line untuk menambahkan produk atau jasa, kuantitas, harga satuan, serta akun pendapatan terkait.

   

3. Simpan dan Amankan Data Faktur Draf: Periksa kelengkapan mitra pelanggan dan baris produk, lalu klik tombol Save pada bilah tindakan untuk menyimpan draf faktur penjualan dan mengunci rincian nilai transaksi ke dalam sistem.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with Tax Include/Exclude in Price - Discount untuk mengelola faktur penjualan yang menerapkan kebijakan harga inklusif pajak (harga sudah termasuk PPN), harga eksklusif pajak (pajak ditambahkan di atas harga jual), serta skema potongan harga (diskon baris maupun diskon faktur global). Pengaturan ini memastikan perhitungan Dasar Pengenaan Pajak (DPP) dan nilai PPN terutang dihitung secara presisi sesuai regulasi perpajakan yang berlaku.

Sistem menerapkan rumus otomatisasi pemisahan DPP dan pajak pada harga inklusif: DPP = Nilai Transaksi ÷ (1 + Tarif Pajak), sedangkan diskon diperhitungkan sebelum pengenaan pajak guna memastikan kepatuhan pelaporan faktur pajak elektronik. Kontrol validasi menjamin jurnal akuntansi memisahkan secara terpisah pos Pendapatan Bersih, Potongan Penjualan (Sales Discount), dan Hutang PPN Keluaran (Tax Output) sehingga tidak terjadi distorsi perhitungan margin laba kotor.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memegang wewenang Invoicing Specialist atau Accountant pada modul Accounting HMX.
• Dependensi Data Induk: Master Pajak (PPN 11%, PPh, dll.) telah terkonfigurasi dengan penanda Included in Price yang sesuai pada master data Tax.
• Validasi Parameter Kebijakan: Akun penampung diskon penjualan (Sales Discount Account) telah dipetakan pada Accounting Settings.
• Uji Operasional: Buat faktur simulasi dengan kombinasi item inklusif, eksklusif, dan diskon untuk memverifikasi keakuratan rekonsiliasi nilai total faktur.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buat Draf Faktur Penjualan: Buka formulir pembuatan Customer Invoice, pilih pelanggan, dan pastikan tanggal transaksi serta mata uang telah sesuai.

   

2. Tentukan Konfigurasi Pajak dan Diskon Baris: Pada tab Invoice Lines, masukkan item produk, pilih skema pajak (Inklusif atau Eksklusif), dan isi persentase atau nominal potongan pada kolom Discount (%).

   

3. Verifikasi Rekapitulasi Nilai Bersih dan Pajak: Gulir ke bagian bawah formulir dan periksa kartu Invoice Summary untuk memverifikasi kalkulasi Subtotal, pemotongan Diskon, DPP (Untaxed Amount), nilai Pajak terutang, dan Grand Total akhir secara akurat.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Harga produk sudah mencakup pajak, sehingga tim perlu memeriksa apakah dasar dan total faktur berubah sesuai pilihan include/exclude.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with Fiscal Positions per Customer untuk menerapkan pemetaan otomatis perlakuan pajak khusus pelanggan berdasarkan domisili geografis, status kawasan berikat, atau entitas pemungut pajak tertentu (misalnya instansi pemerintah BUMN/WAPU). Fitur ini secara otomatis mengalihkan (substitusi) akun pajak standar menjadi pembebasan pajak (pajak tidak dipungut/ditanggung pemerintah) atau penerapan tarif khusus tanpa staf penagihan perlu mengubah aturan pajak secara manual pada setiap baris transaksi.

Tata kelola sistem memastikan keakuratan pelaporan kepatuhan fiskal: saat pelanggan berstatus kawasan berikat dipilih, posisi fiskal aktif akan mengonversi PPN standar menjadi kode faktur 07 (Kawasan Berikat) atau 08 (Bebas PPN) dan mengarahkan jurnal ke akun penampung yang tepat. Penguncian ini melindungi entitas dari risiko sanksi administrasi akibat penerbitan faktur pajak yang salah klasifikasi tarif.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran Tax Accountant atau Billing Specialist via menu faktur penjualan.
• Dependensi Data Induk: Aturan Fiscal Position telah dibuat pada master data dan dihubungkan pada profil pelanggan terkait.
• Validasi Parameter Kebijakan: Kelengkapan dokumen legalitas bebas pajak (surat keterangan bebas/SKB atau izin kawasan berikat) telah diverifikasi tim kepatuhan.
• Uji Operasional: Input pelanggan dengan posisi fiskal pada draf faktur untuk memastikan kolom Taxes pada order lines otomatis tersubstitusi.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Konfigurasi Posisi Fiskal Pelanggan: Buka menu Accounting → Configuration → Tax & Localization → Fiscal Position untuk melihat seluruh tabel aturan posisi fiskal mitra bisnis yang terdaftar pada sistem.

   

2. Tentukan Pemetaan Substitusi Pajak (Tax Mapping): Buka formulir aturan posisi fiskal terkait, pilih tab Tax Mapping, lalu tentukan aturan substitusi pajak pada tabel pemetaan (misalnya pemetaan dari Tax on Product ke Tax to Apply).

   

3. Konfigurasikan Kriteria Wilayah dan Negara: Pada formulir Fiscal Position, tentukan parameter Origin Country dan Country agar sistem secara otomatis mendeteksi dan memberlakukan posisi fiskal serta aturan pajak yang relevan pada faktur pelanggan dari wilayah tersebut.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Recurring Customer Invoice untuk mengotomatiskan penerbitan faktur penagihan piutang secara periodik (bulanan, kuartalan, atau tahunan) untuk transaksi berbasis langganan (subscription), kontrak sewa jangka panjang, atau perjanjian pemeliharaan berkala pada sistem HMX. Otomasi ini mengeliminasi pembuatan faktur berulang secara manual, mengurangi beban administrasi tim piutang, dan mencegah terjadinya keterlambatan jadwal penagihan ke pelanggan.

Mesin penjadwalan terintegrasi (Automated Cron Engine) mengeksekusi pembuatan draf faktur sesuai interval waktu dan tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan. Sistem menyediakan opsi penerbitan draf otomatis untuk ditinjau terlebih dahulu (Draft Review) atau langsung diposting ke status Posted serta dikirimkan via email otomatis ke kontak pelanggan, lengkap dengan pengawasan batas tanggal berakhirnya kontrak (contract expiration control).

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna terdaftar dalam grup Subscription Manager atau Accounting Supervisor via menu Accounting → Receivables → Recurring Invoices.
• Dependensi Data Induk: Master Kontrak Berlangganan, Data Pelanggan, dan Template Faktur Penjualan aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Jadwal frekuensi penagihan dan metode pengiriman faktur telah disepakati dalam kontrak komersial.
• Uji Operasional: Jalankan pemicu manual (Run Manually) pada jadwal kontrak berulang untuk mengonfirmasi penerbitan draf faktur yang sesuai.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Menu Recurring Invoices: Akses menu Accounting → Automation & Periodic → Recurring Invoices dan klik + Create untuk membuat skema penagihan berulang baru.

   

2. Konfigurasikan Parameter Jadwal dan Template: Tentukan pelanggan acuan, atur frekuensi interval (misal bulanan), tanggal mulai penagihan, serta template baris transaksi penagihan.

   

3. Aktifkan Jadwal Berulang: Periksa sakelar status aktif Active dan klik tombol Save untuk mengaktifkan otomasi penagihan periodik.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Tagihan atau jurnal bulanan harus muncul sesuai jadwal; tim memeriksa hasil tiap siklus.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Print Invoice with Normal & Dot Matrix Format untuk mencetak dokumen fisik faktur penjualan dalam tata letak grafis modern (PDF resolusi tinggi untuk printer laser/inkjet) maupun format teks continuous paper (dot matrix printer via ESC/P atau raw text). Fleksibilitas ini memastikan kepatuhan terhadap kebutuhan operasional logistik, pergudangan, dan distribusi yang masih mensyaratkan pencetakan faktur multi-ply (kertas rangkap dengan karbon) di titik serah terima barang.

Sistem membedakan arsitektur keluaran secara presisi: format Normal menghasilkan tata letak A4 berdesain lengkap dengan logo perusahaan, rincian rekening bank, dan barcode verifikasi, sedangkan format Dot Matrix menghasilkan keluaran karakter kompak 80 atau 132 kolom yang dioptimasi untuk kecepatan cetak tinggi printer jarum tanpa jeda pemrosesan grafis yang berat.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki hak akses cetak dokumen (Print Document Authority) pada modul penjualan dan piutang.
• Dependensi Data Induk: Template laporan cetak faktur telah dikonfigurasi pada menu Report Templates.
• Validasi Parameter Kebijakan: Pengaturan jenis printer (driver dot matrix raw text vs PDF standard) telah terpasang pada terminal kerja pengguna.
• Uji Operasional: Lakukan cetak uji coba faktur pada printer laser dan printer dot matrix untuk memastikan perataan margin dan kejelasan karakter teks.

3. Step-by-Step Instructions

1. Pilih Dokumen Faktur Penjualan Terkonfirmasi: Pada tampilan daftar Customer Invoices, tandai kotak centang pada baris dokumen faktur terkonfirmasi (Confirmed / Paid) untuk mengaktifkan menu tindakan operasional.

   

2. Akses Menu Dropdown Tindakan dan Opsi Cetak: Klik tombol Action pada bilah atas, lalu pilih menu Print Report dari daftar dropdown untuk memproses pencetakan laporan faktur penjualan resmi.

   

3. Eksekusi Cetak Cepat dari Formulir Faktur: Pada tampilan detail formulir dokumen faktur, gunakan tombol cetak cepat (ikon printer) pada bilah tindakan samping kanan (Right Action Rail) untuk mencetak dokumen secara langsung.

   

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Invoice with Multi-Currency untuk mencatat dan menerbitkan faktur komersial dalam mata uang asing (seperti USD, SGD, EUR, atau JPY) pada sistem HMX. Sistem secara otomatis membaca tabel kurs spot harian (daily rate) untuk mengonversikan nilai transaksi valas ke dalam mata uang fungsional perusahaan (IDR) secara simultan saat faktur diterbitkan.

Pencatatan multi-valuta tunduk pada standar akuntansi PSAK 10 / IAS 21: buku piutang dagang mencatat nilai ganda (nominal valuta asing untuk penagihan ke pelanggan dan nominal ekuivalen IDR pada buku besar). Hal ini membentuk fondasi yang presisi untuk perhitungan keuntungan atau kerugian selisih kurs yang terealisasi (realized gain/loss) pada saat pembayaran diterima di masa mendatang.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran Foreign Exchange Accountant atau Billing Officer.
• Dependensi Data Induk: Mata uang valuta asing aktif dan kurs pertukaran tanggal transaksi telah diperbarui pada tabel Currency Rates.
• Validasi Parameter Kebijakan: Akun piutang valas (AR Foreign Currency) telah dipetakan dengan mata uang spesifik.
• Uji Operasional: Lakukan verifikasi kalkulasi subtotal valas dan nilai ekuivalen mata uang dasar pada draf faktur.

3. Step-by-Step Instructions

1. Pilih Mata Uang Valuta Asing Transaksi: Pada formulir faktur penjualan, pilih mata uang asing pada bidang Currency (misalnya USD).

   

2. Periksa Tingkat Kurs Konversi Harian: Pastikan nilai kurs konversi yang dimuat otomatis oleh sistem telah sesuai dengan kurs referensi transaksi komersial hari tersebut.

3. Posting Faktur dan Periksa Jurnal Valas: Masukkan rincian item penjualan, klik Confirm, dan tinjau jurnal untuk memastikan nilai debit piutang tercatat dalam nominal valas dan IDR.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan AR Exchange untuk memproses penyesuaian nilai buku piutang usaha valuta asing akibat fluktuasi kurs mata uang asing pada akhir periode akuntansi (penutupan buku) atau saat terjadi pertukaran instrumen piutang antar-mata uang. Fitur ini menjalankan revaluasi otomatis yang membandingkan kurs historis saat faktur diterbitkan terhadap kurs penutupan buku Bank Indonesia (BI / KMK).

Sistem membukukan selisih nilai tukar secara otomatis ke akun Unrealized Exchange Gain/Loss tanpa mengubah nominal asli mata uang asing pada tagihan pelanggan. Kontrol audit memastikan bahwa seluruh pergerakan nilai piutang terdokumentasi lengkap dalam log revaluasi buku pembantu piutang, mencegah distorsi nilai aset lancar pada neraca keuangan resmi.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memegang hak akses Senior Accountant atau Financial Controller.
• Dependensi Data Induk: Kurs penutupan periode (Closing Exchange Rate) telah terdaftar pada master mata uang.
• Validasi Parameter Kebijakan: Akun Untung/Rugi Selisih Kurs Belum Terealisasi telah dikonfigurasi pada Accounting Settings.
• Uji Operasional: Jalankan simulasi revaluasi AR pada tanggal akhir bulan untuk memeriksa jurnal penyesuaian yang terbentuk.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Modul AR Exchange Revaluation: Buka menu Accounting → Periodic Processing → AR Revaluation & Exchange.

   

2. Tentukan Periode dan Mata Uang Sasaran: Tentukan tanggal revaluasi per akhir bulan buku dan pilih mata uang valas yang akan disesuaikan nilainya.

3. Eksekusi dan Posting Jurnal Revaluasi: Klik Calculate Exchange Adjustment, tinjau selisih nilai buku per pelanggan, lalu klik Post Adjustment untuk membukukan jurnal penyesuaian.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat AR Exchange diperlukan dalam proses Customer Invoice Management, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Track & Manage Customer Taxes to Pay untuk memantau, merekonsiliasi, dan mengelola kewajiban setoran pajak pertambahan nilai keluaran (PPN Keluaran / Output VAT) yang dipungut dari transaksi faktur penjualan pelanggan pada modul Accounting HMX. Dasbor ini menyajikan rekapitulasi komparatif antara nilai faktur komersial terhadap data Faktur Pajak Elektronik (e-Faktur).

Tata kelola pelaporan perpajakan menjamin integrasi akuntansi yang transparan: setiap faktur berstatus Posted secara otomatis mengkredit akun Hutang PPN Keluaran. Modul ini menyediakan kontrol validasi kelengkapan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) dan rekonsiliasi masa pajak SPT Masa PPN 1111, mencegah timbulnya selisih pelaporan antara SPT Masa dan laporan keuangan auditan.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran Tax Officer atau Chief Accountant via menu laporan pajak.
• Dependensi Data Induk: Akun Hutang PPN Keluaran dan format penomoran e-Faktur terdaftar aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Batas waktu penerbitan e-Faktur tanggal 15 bulan berikutnya telah disetujui tim perpajakan.
• Uji Operasional: Bandingkan total saldo akun PPN Keluaran pada buku besar dengan laporan Tax to Pay per masa pajak.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Dasbor Pelacakan Pajak Penjualan: Navigasikan ke menu Accounting → Reports → Tax Reports → Customer Taxes to Pay.

   

2. Terapkan Filter Masa Pajak dan Cabang: Pilih rentang bulan buku dan entitas cabang untuk menyaring daftar faktur penjualan beserta porsi PPN terutang.

3. Ekspor Data Rekonsiliasi Faktur Pajak: Verifikasi kecocokan nilai DPP dan PPN, lalu klik Export to CSV / e-Faktur Format untuk persiapan impor SPT Masa PPN.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Track & manage customer taxes to pay diperlukan dalam proses Customer Invoice Management, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with Withholding Tax Accrual and Payment untuk mengelola pencatatan akrual uang muka pajak penghasilan (PPh Pasal 23, PPh Final Pasal 4 ayat 2) yang dipotong oleh pelanggan saat melakukan pembayaran faktur jasa atau sewa. Sistem memungkinkan pengakuan piutang pajak (Prepaid Tax / Uang Muka PPh 23) secara terpisah saat faktur diterbitkan atau saat pembayaran diterima.

Dalam standar akuntansi, bukti pemotongan pajak (Bupot) merupakan klaim kredit pajak resmi perusahaan: pencatatan akrual memastikan saldo piutang pelanggan berkurang sejumlah kas bersih yang diterima plus nilai bukti potong, sementara nilai Bupot dialokasikan ke akun Uang Muka Pajak sebagai pengurang pajak terutang tahunan (PPh Badan Tahunan). Sistem menyediakan pelacak kelengkapan Bupot fisik untuk memitigasi risiko klaim pajak kedaluwarsa.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memegang wewenang Tax Accountant atau AR Supervisor.
• Dependensi Data Induk: Skema Withholding Tax (PPh 23 tarif 2%, PPh Final 10%, dll.) aktif pada daftar master pajak.
• Validasi Parameter Kebijakan: Akun Prepaid Withholding Tax (Uang Muka PPh) telah dipetakan pada Chart of Accounts.
• Uji Operasional: Simulasikan faktur jasa dengan withholding tax untuk memverifikasi pemecahan debit kas dan prepaid tax pada pelunasan.

3. Step-by-Step Instructions

1. Terapkan Pajak Pemotongan pada Faktur: Pada baris faktur jasa, tambahkan kode pajak PPN dan pilih kode Withholding Tax (PPh 23) pada kolom pajak terkait.

   

2. Tinjau Pembentukan Akrual Piutang Bersih: Periksa rekapitulasi faktur yang menampilkan total piutang kotor, estimasi potongan PPh 23, dan nilai piutang kas bersih yang diharapkan.

3. Catat Bukti Potong saat Pelunasan: Saat pembayaran diterima, masukkan nomor bukti potong (Bupot) pada dialog pelunasan dan validasi jurnal pencatatan uang muka pajak.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with Cost Centre and Autofill CC untuk mengintegrasikan dimensi analitik pusat pertanggungjawaban (departemen, unit bisnis, atau lini proyek) ke dalam baris faktur penjualan pelanggan pada modul Accounting HMX. Fitur ini secara otomatis mengisi (*autofill*) bidang Cost Center berdasarkan aturan penugasan produk, salesman, cabang, atau kategori pelanggan yang telah dikonfigurasi sebelumnya.

Pengalokasian analitik yang presisi membentuk dasar laporan profitabilitas segmental (Segment Reporting): setiap baris pendapatan langsung terdistribusi ke unit penghasil pendapatan tanpa mengandalkan input manual staf billing. Kontrol kepatuhan memastikan sistem memvalidasi kelengkapan analitik sebelum posting (mandatory check), mengeliminasi risiko adanya pendapatan mengambang tanpa pemilik divisi.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran Billing Clerk atau Cost Accountant via menu pembuatan faktur pelanggan.
• Dependensi Data Induk: Struktur hierarki Cost Center dan aturan Cost Center Rules aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Kebijakan kewajiban analitik pada akun penjualan (Sales Accounts) telah diaktifkan.
• Uji Operasional: Masukkan produk tertentu pada draf faktur dan konfirmasi bahwa kolom Cost Center terisi otomatis sesuai aturan.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buat Faktur dan Masukkan Detail Produk: Buka Customer Invoice, pilih pelanggan, lalu tambahkan baris produk yang memiliki pemetaan cost center.

   

2. Verifikasi Penerapan Autofill Cost Center: Periksa kolom Cost Center pada baris invoice untuk memastikan unit divisi terisi secara otomatis tanpa intervensi manual.

3. Sesuaikan Alokasi Khusus dan Posting: Ubah persentase distribusi analitik jika terjadi pemecahan proyek bersama, lalu klik Confirm untuk memposting dokumen.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with/without Approval Workflow untuk menerapkan tata kelola otorisasi berjenjang pada penerbitan faktur penjualan berdasarkan ambang batas nominal (threshold value), tingkat diskon luar biasa, atau status risiko piutang pelanggan pada sistem HMX. Konfigurasi ini memungkinkan faktur bernilai rendah diterbitkan langsung (*instant post*), sedangkan faktur bernilai tinggi atau berisiko wajib disetujui berjenjang oleh Supervisor hingga Finance Director.

Penerapan approval workflow mengamankan arus kas dan kontrol piutang perusahaan: dokumen yang memerlukan otorisasi akan terkunci dalam status Waiting for Approval dan dilarang diposting ke buku besar hingga approver berwenang memberikan persetujuan digital. Sistem mencatat jejak audit (audit log) lengkap yang merekam identitas approver, stempel waktu, dan catatan persetujuan secara transparan.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna pembuat (Billing Specialist) dan pengguna approver (Finance Manager / Director).
• Dependensi Data Induk: Matriks aturan persetujuan (Approval Rules) telah dikonfigurasi pada menu Approval Workflow.
• Validasi Parameter Kebijakan: Batas limit otorisasi per jenjang jabatan telah disahkan dalam Standard Operating Procedure (SOP).
• Uji Operasional: Ajukan faktur dengan nilai melebihi threshold untuk memverifikasi transisi status dokumen ke Waiting for Approval.

3. Step-by-Step Instructions

1. Lengkapi Faktur dan Ajukan Otorisasi: Isi formulir faktur penjualan hingga selesai, lalu klik tombol Submit for Approval apabila nilai faktur memicu aturan persetujuan.

   

2. Tinjau Notifikasi dan Evaluasi Dokumen: Approver berwenang membuka dokumen pada daftar Waiting for Approval, meninjau rincian nilai, diskon, dan kelayakan kredit pelanggan.

3. Setujui dan Terbitkan Faktur Resmi: Klik tombol Approve untuk menyetujui transaksi (atau Reject disertai alasan pembatalan), sehingga faktur beralih ke status Posted.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dokumen memerlukan persetujuan; pengguna meninjau approver, mengirim permintaan, dan menunggu keputusan sebelum melanjutkan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with Payment Term Rules untuk mengonfigurasi skema termin pembayaran kredit, tanggal jatuh tempo otomatis, dan pembagian jadwal angsuran (installment payment schedule) pada faktur penjualan. Fitur ini mendukung formula termin fleksibel seperti Net 30, Net 60, End of Month (EOM), Cash on Delivery (COD), maupun pembayaran bertahap berjangka (misal: 30% uang muka, 40% termin 1, 30% termin akhir).

Dalam sistem pembukuan, pemilihan termin pembayaran secara dinamis memecah baris piutang (AR Journal Items) berdasarkan tanggal jatuh tempo masing-masing angsuran. Hal ini menjadi acuan mutlak bagi laporan analisis umur piutang (Aging AR Report) dan otomasi mesin penagihan (Dunning Engine), memastikan perusahaan memantau jatuh tempo secara proaktif dan meminimalkan keterlambatan pembayaran.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki hak akses Billing Officer atau AR Officer pada modul Accounting.
• Dependensi Data Induk: Master data Payment Terms telah terdaftar dengan formula jatuh tempo yang valid.
• Validasi Parameter Kebijakan: Kesepakatan batas waktu kredit telah disetujui dalam kontrak komersial pelanggan terkait.
• Uji Operasional: Pilih Payment Terms bertahap pada faktur draf dan verifikasi rincian tanggal jatuh tempo pada tab Other Info.

3. Step-by-Step Instructions

1. Tentukan Termin Pembayaran pada Faktur: Pada formulir Customer Invoice, pilih aturan jatuh tempo pada kolom Payment Terms (misalnya Net 30 Days atau 3 Installments).

   

2. Periksa Perhitungan Tanggal Jatuh Tempo: Tinjau tab Other Info untuk memastikan sistem telah mengkalkulasi tanggal jatuh tempo (Due Date) dan nominal angsuran per termin secara akurat.

3. Konfirmasi Faktur dan Pantau Jatuh Tempo: Klik Confirm untuk memposting faktur; jadwal angsuran akan otomatis terdaftar pada subsistem monitoring penagihan piutang.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with Prepayment and Accrued Revenue Tracking untuk mengelola penagihan uang muka penjualan (down payment / customer prepayment) serta pengakuan pendapatan yang ditangguhkan (accrued / deferred revenue) sesuai prinsip akuntansi akrual PSAK 72 / IFRS 15. Fitur ini memisahkan penerimaan kas di muka sebagai liabilitas (Unearned Revenue) sebelum barang atau jasa diserahterimakan sepenuhnya kepada pelanggan.

Sistem menyediakan mekanisme rekonsiliasi otomatis saat faktur penjualan final diterbitkan: saldo uang muka yang telah tercatat sebelumnya dapat langsung dipotongkan (dikurangkan) sebagai kredit pembayaran pada faktur akhir. Proses pemindahbukuan dari akun Liabilitas Uang Muka ke akun Pendapatan Bersih dieksekusi secara otomatis oleh sistem tanpa risiko pengakuan ganda atau salah saji saldo kewajiban perusahaan.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Wewenang Revenue Accountant atau Senior Billing Officer.
• Dependensi Data Induk: Akun Uang Muka Penjualan (Down Payment Liability) dan akun Pendapatan Ditangguhkan aktif pada COA.
• Validasi Parameter Kebijakan: Persentase uang muka wajib dan syarat penyerahan barang telah disepakati dalam kontrak.
• Uji Operasional: Terbitkan faktur uang muka, catat pembayarannya, lalu lakukan kompensasi pada faktur penjualan final.

3. Step-by-Step Instructions

1. Terbitkan Faktur Uang Muka Penjualan: Buat faktur dengan memilih produk uang muka (Down Payment Line), masukkan nominal persentase DP, lalu klik Confirm.

   

2. Catat Penerimaan Kas Uang Muka: Daftarkan penerimaan pembayaran uang muka pelanggan melalui tombol Register Payment ke akun kas/bank.

3. Potongkan Saldo Uang Muka pada Faktur Final: Saat faktur final diterbitkan, gunakan tombol Add Down Payment Deduction untuk memotong nilai tagihan akhir dengan saldo DP yang telah dibayar.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dana diterima atau dibayar sebelum invoice/bill akhir; saldo deposit diperiksa ketika dialokasikan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with Partial/Full Payment untuk mencatat penerimaan pembayaran piutang pelanggan baik secara bertahap (pembayaran parsial/angsuran) maupun pelunasan penuh secara sekaligus pada sistem HMX. Sistem memantau status sisa saldo piutang (residual balance) secara dinamis sehingga status faktur otomatis berubah dari Posted menjadi Partially Paid, dan beralih ke Paid saat seluruh kewajiban terbayar penuh.

Kontrol rekonsiliasi piutang terjamin secara ketat: setiap transaksi pembayaran langsung dipasangkan (reconciled) dengan nomor faktur terkait pada buku pembantu piutang. Hal ini memastikan bahwa laporan aging AR secara akurat hanya menampilkan sisa piutang yang belum terbayar, menghilangkan risiko penagihan berulang kepada pelanggan untuk nominal yang telah dilunasi.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran Cashier, AR Specialist, atau Accountant via menu faktur penjualan.
• Dependensi Data Induk: Faktur pelanggan berstatus Posted dan buku jurnal Kas/Bank aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Bukti transfer atau penerimaan dana telah diverifikasi oleh petugas kliring bank.
• Uji Operasional: Lakukan pembayaran sebagian pada draf faktur dan konfirmasi pengurangan nilai Amount Due pada formulir faktur.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Faktur Terposting yang Hendak Dilunasi: Dari daftar Customer Invoices, buka dokumen faktur penjualan pelanggan yang memiliki saldo belum lunas.

   

2. Inisiasi Pembayaran melalui Register Payment: Klik tombol Register Payment pada bilah atas dokumen untuk membuka dialog penerimaan dana.

3. Tentukan Nominal Pembayaran dan Validasi: Pilih Jurnal Bank penerima, masukkan nilai pembayaran (penuh atau sebagian pada kolom Amount), tentukan tanggal bayar, lalu klik Create Payment.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Pembayaran hanya menutup sebagian tagihan; tim memeriksa sisa amount due sebelum menerima pelunasan berikutnya.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Payment Registration per Customer Invoice with Various Bank & Cash Journal untuk mendistribusikan pencatatan pembayaran faktur pelanggan ke berbagai jenis rekening bank operasional, kas kecil (petty cash), kasir cabang, atau rekening escrow perusahaan. Fitur ini memberikan fleksibilitas penerimaan dana multi-kanal dengan tetap menjaga keterlacakan sumber dana masuk secara akurat.

Setiap pemilihan jurnal kas/bank secara otomatis memicu pembukuan ke akun buku besar penampung yang tepat sesuai konfigurasi jurnal: mendebit Kas/Bank dan mengkredit Piutang Usaha (AR). Pengawasan sistem memastikan rekonsiliasi bank harian dapat dicocokkan 1-to-1 dengan rekening koran mutasi bank (electronic bank statement), menjamin transparansi posisi likuiditas kas perusahaan.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki wewenang Treasury Officer atau Finance Cashier.
• Dependensi Data Induk: Buku jurnal bank (BCA, Mandiri, BRI, Bank Permata) dan akun kas cabang berstatus aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Akun perantara kliring (Clearing / Suspense Account) telah dipetakan pada buku jurnal terkait.
• Uji Operasional: Eksekusi registrasi bayar ke rekening bank tertentu dan verifikasi baris mutasi pada buku jurnal bank tersebut.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Formulir Faktur Siap Bayar: Buka faktur penjualan pelanggan yang akan dicatat pembayarannya, lalu tekan tombol Register Payment.

   

2. Pilih Jurnal Kas atau Bank Spesifik: Pada dialog registrasi pembayaran, tentukan buku jurnal penerima pada bidang Journal (misalnya Bank Mandiri Operasional atau Kasir Utama HQ).

3. Lengkapi Referensi Pembayaran dan Konfirmasi: Masukkan nomor referensi mutasi bank pada bidang Memo, pastikan nominal sesuai mutasi riil, lalu klik Validate Payment.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Integration Payment Gateway Xendit untuk menghubungkan sistem penagihan faktur penjualan HMX secara langsung dengan gerbang pembayaran elektronik Xendit. Integrasi ini memungkinkan penerbitan tautan pembayaran digital (Payment Link) dan Virtual Account (VA) perbankan nasional, e-wallet (OVO, GoPay, Dana), kartu kredit, serta gerai ritel secara instan kepada pelanggan.

Saat pelanggan melakukan pembayaran melalui kanal Xendit, webhook sistem menerima notifikasi pembayaran sukses (callback) secara realtime dan otomatis memicu pencatatan pelunasan faktur menjadi Paid tanpa intervensi staf finance. Potongan biaya transaksi gerbang pembayaran (gateway fee) dipisahkan secara otomatis ke akun Beban Administrasi Pembayaran (Bank/MDR Expense), menjamin saldo kas bersih bank tetap seimbang.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki wewenang E-Commerce / Integration Specialist atau Finance Administrator.
• Dependensi Data Induk: Akun Xendit terverifikasi (API Key & Webhook Token) aktif dan terhubung pada modul Accounting Integration.
• Validasi Parameter Kebijakan: Akun perantara Xendit Escrow dan akun beban administrasi transaksi telah dipetakan.
• Uji Operasional: Lakukan simulasi pembayaran uji coba menggunakan Xendit Sandbox untuk memverifikasi callback status faktur.

3. Step-by-Step Instructions

1. Terbitkan Tautan Pembayaran Digital: Pada faktur penjualan terkonfirmasi, klik tombol aksi Generate Xendit Payment Link untuk menghasilkan tautan bayar unik dan nomor VA.

   

2. Kirim Tautan Pembayaran ke Kontak Pelanggan: Kirimkan tautan penagihan secara otomatis via email atau salin URL pembayaran untuk dikirimkan melalui saluran komunikasi pelanggan.

3. Pantau Verifikasi Pelunasan Otomatis: Saat notifikasi sukses diterima dari Xendit, periksa status faktur yang secara otomatis beralih menjadi Paid dan rincian fee terpotong rapi.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dana masuk atau keluar untuk partner; tim mencocokkan nilai dengan dokumen terbuka.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Customer Invoice with Payment Different Handling untuk menangani ketidaksesuaian nominal antara nilai transfer pembayaran yang diterima dari pelanggan terhadap total tagihan faktur (baik kondisi kurang bayar / under payment maupun lebih bayar / over payment). Fitur ini menyediakan opsi kebijakan perlakuan selisih yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan perusahaan.

Sistem menyediakan dua skema perlakuan selisih: mempertahankan sisa selisih sebagai piutang terbuka untuk ditagih kembali (Keep Open) atau membiayakan selisih ke akun toleransi/diskon pembulatan kas (Reconcile with Write-Off Account) jika nilai selisih berada dalam batas ambang toleransi kecil (misalnya biaya admin bank atau pembulatan sen). Kontrol batas wewenang memastikan staf operasional tidak dapat melakukan penghapusan selisih (write-off) di luar limit otorisasi yang diizinkan.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran AR Specialist atau Accounting Supervisor via dialog pencatatan pelunasan.
• Dependensi Data Induk: Akun penampung selisih pembayaran (Payment Difference / Bank Fee / Rounding Account) aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Batas maksimum nilai toleransi write-off (misal maks Rp 10.000) telah disahkan manajemen.
• Uji Operasional: Lakukan pencatatan pembayaran dengan nominal selisih Rp 5.000 dan pilih opsi Write-off untuk memeriksa jurnal penyeimbang.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Dialog Register Payment: Pada faktur pelanggan, klik Register Payment dan masukkan nominal pembayaran riil yang berbeda dari total tagihan.

   

2. Pilih Tindakan Penanganan Selisih: Pada seksi Payment Difference, pilih opsi Keep Open (jika sisa saldo tetap ditagihkan) atau pilih Mark as Fully Paid (write-off selisih).

3. Tentukan Akun Alokasi Selisih dan Validasi: Jika memilih write-off, pilih akun beban (misal Bank Charges atau Rounding Expense), lalu klik Validate Payment.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Invoice Reconcile Over / Under Payment Amount with Various Accounts untuk mengeksekusi rekonsiliasi tingkat lanjut terhadap selisih pembayaran piutang dengan mengalokasikan perbedaan nilai ke pos-pos akun buku besar yang spesifik (seperti Selisih Kurs, Biaya Administrasi Bank, Potongan Penjualan Khusus, atau Pendapatan Lain-lain). Fitur ini memberikan kendali penuh bagi bagian keuangan untuk membersihkan akun piutang menggantung secara akuntabel.

Dalam tata kelola audit trail, setiap alokasi selisih pembayaran menghasilkan voucher jurnal penyesuaian yang terikat langsung pada nomor pembayaran dan faktur sumber. Sistem secara otomatis mencatat alasan penyesuaian, mencegah manipulasi saldo piutang oleh kasir, dan memastikan rekonsiliasi antara buku besar piutang dan rekening koran bank 100% klir tanpa meninggalkan saldo mutasi tanpa keterangan.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki hak akses Reconciliation Accountant atau Senior Finance Officer.
• Dependensi Data Induk: Daftar akun rekonsiliasi selisih (Write-Off Accounts, Bank Fees, Forex Variance) terkonfigurasi pada master COA.
• Validasi Parameter Kebijakan: Kebijakan limitasi akun rekonsiliasi selisih telah disetujui Finance Manager.
• Uji Operasional: Jalankan rekonsiliasi mutasi bank dengan faktur bernilai selisih dan periksa pemecahan alokasi multi-akun pada lembar kerja rekonsiliasi.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Layar Rekonsiliasi Bank dan Piutang: Akses menu Accounting → Accounting → Reconciliation atau buka tab rekonsiliasi pembayaran pada faktur.

   

2. Pilih Baris Pembayaran dan Pasangkan dengan Faktur: Pilih transaksi transfer kas yang diterima, lalu pasangkan dengan faktur penjualan pelanggan terkait.

3. Alokasikan Selisih ke Akun Spesifik: Pada bagian selisih rekonsiliasi, klik Add Write-off Line, pilih akun tujuan penyesuaian (misal Biaya Admin Bank), isi keterangan memo, lalu klik Reconcile.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Mutasi bank telah masuk tetapi belum cocok dengan dokumen Accounting; pengguna mencari pasangan dan meninjau selisih.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Reconcile Invoice to Document untuk mencocokkan dan merekonsiliasi dokumen faktur penjualan pelanggan terhadap dokumen-dokumen operasional hulu maupun hilir, seperti Surat Jalan Pengiriman (Delivery Orders / Surat Pengantar Barang), Pesanan Penjualan (Sales Orders), atau Bukti Penerimaan Uang Muka pada sistem HMX. Proses ini memastikan prinsip penandingan (matching principle) antara pengakuan pendapatan dengan penyerahan barang fisik terpenuhi secara sempurna.

Sistem membandingkan kuantitas barang yang ditagihkan pada faktur terhadap kuantitas yang telah terkirim secara fisik (Invoiced Qty vs Delivered Qty). Jika terdeteksi adanya kelebihan tagih atas barang yang belum terkirim, sistem akan mengeluarkan peringatan deviasi (quantity mismatch warning) guna mencegah komplain dari pelanggan dan memfasilitasi pelacakan audit terpadu antara modul Akuntansi dan Manajemen Gudang.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Wewenang Audit & Compliance Officer atau AR Reconciliation Specialist.
• Dependensi Data Induk: Dokumen Surat Jalan Pengiriman (Delivery Order) berstatus Done dan Sales Order terkait aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Aturan matching 3-way sales (SO - Delivery - Invoice) diaktifkan pada Accounting Settings.
• Uji Operasional: Buka tab dokumen relasi (Document Chain) pada faktur dan verifikasi tautan langsung ke dokumen pengiriman.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Alat Rekonsiliasi Dokumen: Buka faktur penjualan terkonfirmasi, lalu pada panel kanan atas klik tab Linked Documents atau akses menu Reconcile Invoice to Document.

   

2. Pilih Dokumen Operasional Pembanding: Tentukan nomor Surat Jalan (Delivery Order) atau kontrak kerja acuan yang mendasari penerbitan faktur.

3. Verifikasi Kesesuaian Kuantitas dan Rekonsiliasi: Bandingkan kuantitas kirim terhadap kuantitas faktur, pastikan status selisih 0, lalu klik Confirm Document Matching untuk mengunci keterkaitan dokumen.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Mutasi bank telah masuk tetapi belum cocok dengan dokumen Accounting; pengguna mencari pasangan dan meninjau selisih.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Manage Customer Credit Notes & Debit Notes untuk menerbitkan dokumen penyesuaian nilai piutang pelanggan berupa Nota Kredit (Credit Note / pengurang piutang akibat retur penjualan, koreksi harga lebih tinggi, atau pemberian rabat tambahan) dan Nota Debit (Debit Note / penambah piutang akibat penagihan tambahan biaya pengiriman atau revisi harga lebih rendah) pada modul Accounting HMX.

Penerbitan nota koreksi tunduk pada kontrol ketat kepatuhan akuntansi dan perpajakan: Nota Kredit secara otomatis membalikkan pengakuan pendapatan dan mengurangi hutang PPN Keluaran yang telah dibukukan, serta memulihkan persediaan barang fisik jika disertai dokumen retur gudang resmi. Sistem mewajibkan pengisian alasan koreksi (Reason Code) dan nomor faktur acuan asal untuk menjamin keterlacakan audit trail yang utuh.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki hak akses Billing Officer atau Credit Control Specialist.
• Dependensi Data Induk: Faktur pelanggan asal berstatus Posted dan master alasan koreksi nota telah terdaftar.
• Validasi Parameter Kebijakan: Persetujuan pengembalian barang dari kepala gudang (Goods Return Receipt) telah dilampirkan.
• Uji Operasional: Buat nota kredit atas draf faktur dan periksa pembalikan jurnal debit pendapatan/pajak serta kredit piutang.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Faktur Pelanggan Sumber: Buka dokumen faktur penjualan yang akan dikoreksi dari daftar Customer Invoices.

   

2. Inisiasi Pembuatan Nota Kredit atau Debit: Klik tombol Add Credit Note (atau Debit Note) pada bilah navigasi atas dokumen faktur.

3. Tentukan Alasan dan Konfirmasi Penerbitan: Pilih metode koreksi (Partial Refund atau Full Refund & Cancel), masukkan alasan retur/revisi, lalu klik Confirm untuk memposting nota penyesuaian.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Manage customer credit notes & debit notes diperlukan dalam proses Customer Invoice Management, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Offset Invoice with Credit Notes & Debit Notes untuk melakukan kompensasi silang (offsetting / netting) antara saldo tagihan faktur penjualan yang masih terbuka (open invoices) terhadap saldo nota kredit atau nota debit pelanggan yang belum teralokasi. Fitur ini memungkinkan pelunasan tagihan piutang tanpa adanya pergerakan arus kas fisik bank, melainkan melalui pemotongan hak kredit pelanggan.

Sistem akuntansi HMX mengeksekusi penjurnalan penutup (offset journal) secara otomatis: memadankan saldo debit piutang pada faktur dengan saldo kredit pada nota kredit pelanggan pada buku pembantu piutang. Proses kompensasi ini secara langsung memperbarui status kedua dokumen menjadi lunas (Paid) atau sebagian lunas, serta menyajikan laporan mutasi piutang bersih (net AR statement) yang jelas bagi mitra bisnis.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Wewenang AR Accountant atau Settlement Officer via formulir faktur penjualan.
• Dependensi Data Induk: Terdapat faktur terbuka (Open Invoice) dan nota kredit/debit aktif atas nama pelanggan yang sama.
• Validasi Parameter Kebijakan: Persetujuan kompensasi saldo piutang telah ditandatangani oleh pelanggan dan Finance Supervisor.
• Uji Operasional: Terapkan tombol Add pada seksi Outstanding Credits faktur untuk memastikan saldo piutang terpotong tepat.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Faktur Terbuka yang Memiliki Hak Kredit: Buka faktur pelanggan yang masih memiliki nilai tagihan terbuka (Amount Due > 0).

   

2. Tinjau Seksi Outstanding Credits: Gulir ke bagian bawah formulir pada seksi Outstanding Credits di mana sistem otomatis menampilkan daftar nota kredit pelanggan yang tersedia.

3. Terapkan Kompensasi Silang: Klik tombol Add di samping nota kredit yang hendak dikompensasikan; sistem akan memotong saldo tagihan faktur dan mencatat jurnal pemadanan seketika.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Generate Customer Statement of Account & Send Reminder to Customer untuk menyusun rekening koran saldo piutang pelanggan (Customer Statement of Account / SOA) secara komprehensif serta mengirimkan surat peringatan penagihan (dunning reminder letters) secara otomatis via email atau surat resmi PDF. Laporan ini menyajikan kronologi seluruh faktur, pembayaran, nota kredit, dan sisa tagihan per pelanggan dalam suatu periode tertentu.

Otomasi penagihan terhubung langsung dengan mesin analisis umur piutang (Aging Buckets: Current, 1-30, 31-60, 61-90, >90 hari). Sistem dapat dikonfigurasikan untuk mengirimkan dunning letters bertingkat (Teguran Lembut, Pengingat Jatuh Tempo, hingga Surat Peringatan Keras Penghentian Kredit) secara terencana, membantu perusahaan memangkas Days Sales Outstanding (DSO) dan menjaga arus kas masuk tetap stabil.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memegang hak akses Credit Control Officer atau Collection Specialist.
• Dependensi Data Induk: Profil pelanggan memiliki alamat email penagihan (Billing Email) yang valid dan data transaksi piutang tercatat rapi.
• Validasi Parameter Kebijakan: Template email reminder dan batas toleransi keterlambatan telah disahkan bagian legal dan keuangan.
• Uji Operasional: Cetak atau kirimkan pratinjau SOA ke email internal untuk memastikan kelengkapan rekapitulasi faktur dan tautan bayar.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Modul Customer Statement of Account: Buka menu Accounting → Receivables → Customer Statement atau buka profil pelanggan terkait.

   

2. Terapkan Periode dan Hasilkan Laporan Rekening Koran: Pilih rentang tanggal penagihan, klik Generate SOA, lalu tinjau kronologi saldo awal, mutasi faktur, pembayaran, dan saldo akhir piutang.

3. Kirim Surat Pengingat Penagihan ke Pelanggan: Klik tombol Send by Email untuk mengirimkan laporan SOA beserta lampiran surat teguran penagihan berformat PDF langsung ke kontak finance pelanggan.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Generate Customer Statement of Account & send reminder to customer diperlukan dalam proses Customer Invoice Management, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Manage Customer Receipts untuk mengelola proses pencatatan dan penerimaan pembayaran piutang pelanggan secara tersentralisasi pada modul Accounting HMX. Dokumen penerimaan ini bertindak sebagai bukti transaksi kas/bank masuk yang mengesahkan bahwa kewajiban finansial pelanggan atas faktur penjualan telah diterima di rekening operasional perusahaan.

Dalam standar pengendalian internal keuangan, setiap bukti penerimaan pelanggan wajib memvalidasi tanggal efektif dana masuk (value date), nomor rekening bank tujuan, serta memo referensi mutasi perbankan. Sistem secara otomatis mendebit akun Kas/Bank dan mengkredit akun Piutang Usaha (AR), serta mengunci dokumen dari modifikasi sepihak setelah divalidasi guna menjaga keandalan proses rekonsiliasi bank harian.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki hak akses Finance Cashier atau AR Officer via menu Accounting → Receivables → Customer Receipts.
• Dependensi Data Induk: Data pelanggan aktif, buku jurnal bank operasional terdaftar, dan faktur penjualan terkait berstatus Posted.
• Validasi Parameter Kebijakan: Bukti mutasi kredit rekening koran bank atau slip setoran kas fisik telah diverifikasi oleh tim perbendaharaan (Treasury).
• Uji Operasional: Buat penerimaan pembayaran dan verifikasi pembentukan nomor voucher penerimaan serta saldo kas bank terkait.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Formulir Penerimaan Pelanggan: Buka menu Accounting → Receivables → Customer Receipts dan klik tombol + Create untuk membuka formulir tanda terima pembayaran baru.

   

2. Lengkapi Parameter Pembayaran dan Pelanggan: Pilih nama pelanggan pada kolom Customer, tentukan Receipt Date, pilih buku Bank/Cash Journal penerima, serta masukkan nilai total dana yang diterima.

3. Validasi dan Posting Penerimaan Kas: Periksa kesesuaian rincian kas, lalu klik tombol Confirm (atau Post) untuk mencatat mutasi jurnal penerimaan dana dan memutakhirkan buku kas.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dana masuk atau keluar untuk partner; tim mencocokkan nilai dengan dokumen terbuka.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Manage Customer Receipts from Single / Multiple Invoice untuk mengalokasikan satu transaksi penerimaan transfer dana pelanggan ke satu atau banyak faktur penjualan terbuka (batch invoice settlement) sekaligus. Fitur ini sangat krusial dalam transaksi bisnis B2B (Business-to-Business) di mana pelanggan melakukan satu kali transfer lump-sum untuk melunasi beberapa faktur pengiriman dalam satu periode penagihan.

Sistem menyediakan tabel pemilihan faktur interaktif yang menampilkan daftar seluruh faktur terbuka pelanggan beserta tanggal jatuh tempo dan nilai tagihan masing-masing. Staf kasir dapat menggunakan alokasi otomatis (FIFO / First In First Out) atau menentukan alokasi nominal secara manual per baris faktur. Validasi matematis memastikan total alokasi per faktur tidak melebihi nominal transfer bersih yang diterima, mencegah terjadinya kesalahan pencatatan lebih bayar.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Wewenang AR Specialist atau Senior Cashier via menu pembayaran piutang.
• Dependensi Data Induk: Terdapat lebih dari satu faktur terbuka berstatus Posted atas nama pelanggan tunggal yang sama.
• Validasi Parameter Kebijakan: Lampiran perincian pembayaran (Payment Advice / Bukti Potong) dari pelanggan telah diverifikasi.
• Uji Operasional: Lakukan simulasi penerimaan gabungan multi-faktur dan pastikan status seluruh faktur terkait berubah menjadi Paid secara bersamaan.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buat Penerimaan dan Pilih Pelanggan: Buka formulir Customer Receipt baru, pilih pelanggan terkait, dan sistem akan otomatis memuat seluruh daftar faktur yang belum lunas pada tab Open Invoices.

   

2. Alokasikan Nominal Pembayaran per Faktur: Tandai faktur-faktur yang dibayar oleh pelanggan dan tentukan jumlah yang dialokasikan pada kolom Allocation Amount untuk masing-masing baris faktur hingga totalnya seimbang dengan dana transfer.

3. Posting dan Tinjau Pemadanan Faktur: Klik tombol Validate; sistem akan memadankan pembayaran ke setiap faktur secara proporsional dan menutup saldo piutang terkait.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Manage Customer Receipt Giro / Cheque untuk mengelola penerimaan pembayaran warkat perbankan berupa Bilyet Giro (BG) dan Cek Mundur (Post-Dated Cheque / PDC) dari pelanggan pada sistem HMX. Modul ini menyediakan tata kelola penampungan warkat gantung sebelum tanggal jatuh tempo kliring efektif (clearing date) tiba di bank operasional perusahaan.

Dalam standar akuntansi perbankan, warkat giro belum dapat diakui sebagai kas riil saat diterima: sistem mendebit akun perantara Giro Mundur Diterima (PDC Receivable / Clearing Account) dan mengkredit Piutang Usaha saat warkat fisik dicatat. Ketika warkat jatuh tempo dan berhasil dikliringkan oleh bank, pengguna mengeksekusi aksi kliring untuk memindahkan saldo dari akun kliring ke akun Kas/Bank riil, atau mencatat penolakan warkat (Giro Tolakan / Bounced Cheque) jika dana tidak mencukupi.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna terdaftar dalam grup Treasury Officer atau Giro Clearing Specialist.
• Dependensi Data Induk: Akun Kliring Giro (Giro in Clearing) dan buku jurnal Giro telah terdaftar pada COA.
• Validasi Parameter Kebijakan: Fisik bilyet giro telah diperiksa keabsahan tanda tangan, stempel basah, dan kesesuaian tanggal efektif kliring.
• Uji Operasional: Catat tanda terima giro draf, periksa status Pada Penampungan, lalu eksekusi kliring bank saat tanggal jatuh tempo tercapai.

3. Step-by-Step Instructions

1. Catat Penerimaan Warkat Giro Fisik: Buka menu Customer Receipts, pilih metode pembayaran Giro / Cheque, masukkan nomor warkat giro, bank penerbit, tanggal warkat, serta tanggal jatuh tempo kliring (Due Date).

   

2. Validasi Penampungan Warkat: Klik Confirm Receipt untuk mencatat warkat ke status In Hand / Under Clearing; piutang pelanggan telah terpotong sementara kas bank riil belum bertambah.

3. Eksekusi Kliring Efektif Bank: Saat tanggal efektif tiba dan bank mengonfirmasi dana cair, buka dokumen giro tersebut dan klik tombol Clear Giro untuk membukukan kas riil ke rekening bank.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Customer menerima tagihan; tim AR memeriksa nilai, jatuh tempo, pajak, dan saldo setelah pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Manage Customer Receipt Voucher untuk menerbitkan, mencetak, dan mengarsipkan bukti tanda terima pembayaran kas/bank resmi (Official Receipt Voucher / Kuitansi Sah) bagi pelanggan. Dokumen fisik atau digital (PDF) ini berfungsi sebagai tanda bukti pelunasan sah berbadan hukum yang mencantumkan stempel perbendaharaan perusahaan, rincian faktur yang dilunasi, dan nominal terbilang.

Tata kelola sistem memastikan keaslian bukti pembayaran: setiap voucher penerimaan mengusung nomor seri unik terproteksi (Anti-Tamper Sequence Number), stempel waktu validasi digital, serta tanda tangan elektronik kasir penanggung jawab. Sistem mencegah penerbitan ulang kuitansi ganda yang tidak sah dan mencatat riwayat cetak (print counter) untuk keperluan audit keuangan internal dan eksternal.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Wewenang Head Cashier atau Treasury Specialist via menu penerimaan kas.
• Dependensi Data Induk: Template format cetak Kuitansi Resmi (Receipt Voucher Template) telah terkonfigurasi.
• Validasi Parameter Kebijakan: Aturan pembubuhan meterai elektronik/fisik untuk transaksi di atas batas nominal regulasi (misal di atas Rp 5.000.000) telah dipenuhi.
• Uji Operasional: Eksekusi tombol Print pada dokumen penerimaan terposting untuk memverifikasi tata letak kuitansi dan teks terbilang otomatis.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Dokumen Penerimaan Terposting: Akses daftar Customer Receipts dan pilih transaksi pembayaran pelanggan yang telah berstatus Posted.

   

2. Pilih Tindakan Cetak Kuitansi: Klik menu dropdown Print pada bilah atas dokumen dan pilih opsi Customer Receipt Voucher (Official Receipt).

3. Verifikasi dan Serahkan Kuitansi Sah: Tinjau pratinjau dokumen PDF untuk memastikan rincian faktur, nominal terbilang, dan stempel digital tercetak sempurna, lalu cetak atau kirimkan via email ke pelanggan.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dana masuk atau keluar untuk partner; tim mencocokkan nilai dengan dokumen terbuka.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Manage Customer Deposit untuk mencatat penerimaan uang jaminan, deposit pengaman transaksi (security deposit), atau dana titipan pelanggan yang belum diikatkan pada faktur penjualan spesifik pada sistem HMX. Pengelolaan deposit ini umum digunakan dalam perjanjian sewa aset, kontrak pemeliharaan bersyarat, atau pengikatan kuota alokasi barang sebelum pesanan penjualan resmi diterbitkan.

Dalam struktur neraca keuangan, dana deposit pelanggan diklasifikasikan secara ketat sebagai liabilitas jangka pendek (Customer Deposit Liability) dan bukan sebagai pendapatan. Hal ini menjamin bahwa aset perusahaan tidak mengalami penggelembungan laba semu. Sistem menyediakan buku pembantu deposit per pelanggan untuk memantau pergerakan saldo masuk, pengembalian deposit (refund), atau konversi saldo menjadi pembayaran faktur di kemudian hari.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memegang wewenang Treasury Officer atau AR Specialist via menu Customer Deposit.
• Dependensi Data Induk: Akun Liabilitas Deposit Pelanggan (Customer Deposit Account) telah terdaftar pada Bagan Akun.
• Validasi Parameter Kebijakan: Perjanjian tertulis mengenai ketentuan penahanan dan pengembalian uang jaminan telah disahkan.
• Uji Operasional: Buat transaksi deposit uji coba dan konfirmasi bahwa jurnal mendebit Kas Bank dan mengkredit akun Liabilitas Deposit.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Formulir Pencatatan Deposit: Navigasikan ke menu Accounting → Receivables → Customer Deposits dan klik tombol + Create.

   

2. Isi Data Pelanggan dan Nominal Jaminan: Pilih nama pelanggan, masukkan nominal dana jaminan, pilih rekening bank penerima, dan cantumkan nomor kontrak jaminan pada kolom referensi.

3. Posting Bukti Penerimaan Deposit: Klik tombol Confirm; sistem akan membukukan penambahan kas dan mengkredit kewajiban deposit pada buku pembantu pelanggan.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dana diterima atau dibayar sebelum invoice/bill akhir; saldo deposit diperiksa ketika dialokasikan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Convert to Revenue Customer Deposit untuk mengeksekusi reklasifikasi saldo deposit pelanggan menjadi pengakuan pendapatan resmi (Revenue) saat kondisi pemenuhan kontrak terpenuhi, masa sewa berakhir dengan kompensasi biaya, atau terjadi klaim atas pelanggaran perjanjian komersial (misal: denda pembatalan sepihak atau penggantian kerusakan aset sewa).

Sistem memproses pemindahbukuan akrual secara transparan: mendebit akun Liabilitas Deposit Pelanggan dan mengkredit akun Pendapatan Operasional/Lain-lain beserta perhitungan PPN terutang jika transaksi tergolong objek pajak penyerahan jasa kena pajak. Proses konversi ini menghasilkan bukti audit yang mengaitkan dokumen deposit asal dengan pengakuan pendapatan akhir secara akuntabel.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran Senior Accountant atau Financial Controller via menu konversi deposit.
• Dependensi Data Induk: Saldo Customer Deposit aktif dan memiliki sisa dana yang dapat dikonversikan.
• Validasi Parameter Kebijakan: Berita Acara Penyelesaian Kontrak atau Surat Klaim Denda telah ditandatangani kedua belah pihak.
• Uji Operasional: Lakukan simulasi konversi deposit sebagian dan periksa sisa saldo kewajiban deposit yang diperbarui.

3. Step-by-Step Instructions

1. Pilih Dokumen Deposit Pelanggan: Buka dokumen Customer Deposit yang memiliki saldo terbuka dan hendak dialihkan menjadi pendapatan.

   

2. Picu Tindakan Konversi Pendapatan: Klik tombol aksi Convert to Revenue pada bilah atas dokumen untuk membuka formulir penyesuaian.

3. Tentukan Akun Pendapatan dan Validasi Jurnal: Pilih akun pendapatan tujuan (misal: Pendapatan Denda / Klaim Jaminan), masukkan nominal konversi, dan klik Confirm Conversion.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dana diterima atau dibayar sebelum invoice/bill akhir; saldo deposit diperiksa ketika dialokasikan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Manage Other Income untuk mencatat penerimaan kas atau transfer bank dari sumber pendapatan non-operasional perusahaan yang tidak berasal dari transaksi penjualan barang atau jasa utama (misalnya: pendapatan bunga giro/deposito bank, hasil penjualan limbah/scrap pabrik, klaim asuransi yang disetujui, atau keuntungan pelepasan aset tetap kecil) pada sistem HMX.

Pencatatan pos pendapatan lain-lain langsung mengalokasikan penerimaan ke akun Pendapatan Luar Usaha (Other Income) tanpa perlu menerbitkan faktur komersial penjualan barang reguler. Kontrol validasi mengharuskan pengisian pusat biaya analitik dan memo penjelasan yang memadai guna memastikan laporan laba rugi komprehensif memisahkan secara jelas laba usaha inti terhadap pos luar biasa.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki hak akses General Cashier atau Staff Accountant.
• Dependensi Data Induk: Akun-akun kelompok Other Income terdaftar pada Bagan Akun (COA).
• Validasi Parameter Kebijakan: Dokumen pendukung penerimaan (nota kredit bank, kwitansi klaim asuransi) telah diverifikasi.
• Uji Operasional: Buat penerimaan pendapatan bunga bank dan pastikan kas bank bertambah dengan pos pengkreditan ke akun Pendapatan Bunga.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Menu Penerimaan Pendapatan Lain-lain: Buka menu Accounting → Accounting → Other Incomes (atau melalui formulir Cash Receipt - Direct Income) dan klik + Create.

   

2. Lengkapi Rekening Penerima dan Akun Pendapatan: Pilih jurnal Kas/Bank tujuan transfer, tentukan akun pendapatan non-operasional yang sesuai, dan masukkan nilai nominal bersih yang diterima.

3. Isi Keterangan Transaksi dan Validasi: Tuliskan keterangan lengkap pada kolom keterangan memo, periksa tanggal buku transaksi, lalu klik tombol Confirm untuk memposting penerimaan.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Saat Manage other income diperlukan dalam proses Customer Receipt Management, pengguna memeriksa data sumber dan hasilnya pada entitas yang sama.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Manage Customer Receipts with Approval Workflow untuk menerapkan alur otorisasi berjenjang terhadap pencatatan penerimaan kas dan warkat berharga bernilai tinggi, penerimaan dana dengan diskon pelunasan khusus, atau penerimaan dengan selisih potongan yang tidak biasa pada sistem HMX. Mekanisme ini menjamin kepatuhan pengendalian internal perbendaharaan (Treasury Internal Control).

Sistem secara otomatis mendeteksi ambang batas (threshold) nominal atau parameter diskon penerimaan: dokumen penerimaan yang memicu aturan akan terkunci dalam status Waiting for Approval dan dilarang mengubah status faktur menjadi lunas hingga approver berwenang memberikan persetujuan digital. Jejak audit mencatat kronologi verifikasi persetujuan secara permanen, memitigasi potensi kecurangan penerimaan kas di lini operasional.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Penginput (Cashier) dan pemberi persetujuan (Treasury Supervisor / Finance Manager).
• Dependensi Data Induk: Matriks wewenang persetujuan penerimaan kas (Receipt Approval Rules) aktif.
• Validasi Parameter Kebijakan: Ambang batas nominal wajib persetujuan (misal transaksi > Rp 100.000.000) telah disahkan direksi.
• Uji Operasional: Ajukan dokumen penerimaan bernilai di atas threshold dan verifikasi bahwa tombol Validasi diblokir sebelum disetujui approver.

3. Step-by-Step Instructions

1. Input Transaksi Penerimaan dan Ajukan Otorisasi: Lengkapi formulir Customer Receipt dengan nominal yang melebihi batas kewenangan, lalu klik tombol Submit for Approval.

   

2. Tinjau Rincian Penerimaan oleh Approver: Approver membuka dokumen dari dasbor antrean persetujuan, memeriksa keabsahan bukti mutasi rekening bank, dan mengevaluasi kelayakan pelunasan.

3. Setujui dan Posting Penerimaan Kas: Klik tombol Approve untuk mengotorisasi transaksi; sistem akan langsung memposting dokumen penerimaan dan menyelesaikan status piutang faktur.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Dokumen memerlukan persetujuan; pengguna meninjau approver, mengirim permintaan, dan menunggu keputusan sebelum melanjutkan.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Direct Vendor Bills without Purchase Order untuk mencatat tagihan kewajiban hutang dagang langsung dari pemasok tanpa melalui proses penerbitan Purchase Order (PO) sebelumnya pada modul Accounting HMX. Fitur ini dirancang khusus untuk pengeluaran utilitas rutin (listrik, air, telekomunikasi), biaya sewa gedung, jasa profesional hukum/konsultan, atau pembelian darurat di mana staf hutang (AP clerk) memiliki wewenang membukukan beban dan kewajiban secara langsung.

Dari aspek tata kelola keuangan internal, pencatatan tagihan langsung tetap dipagari kontrol validasi ketat: verifikasi nomor Faktur Pajak Masukan (e-Faktur), kesesuaian Nomor Rekening Bank Vendor, serta validasi anggaran operasional (budget availability check). Apabila pagu anggaran akun beban terkait telah habis atau terlampaui (hard block), sistem menahan pemostingan draf tagihan hingga disetujui melalui mekanisme otorisasi anggaran khusus.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki wewenang AP Officer atau Accountant via menu Accounting → Payables → Vendor Bills.
• Dependensi Data Induk: Data pemasok (Vendor) terdaftar aktif dan akun Hutang Usaha (AP) serta akun Beban Operasional telah terkonfigurasi.
• Validasi Parameter Kebijakan: Kelengkapan dokumen tagihan fisik (Invoice Vendor, Faktur Pajak, Kuitansi Asli) telah diverifikasi.
• Uji Operasional: Lakukan simulasi pembuatan draf tagihan langsung dan periksa jurnal pengakuan beban dan hutang usaha saat divalidasi.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buka Formulir Tagihan Pemasok: Akses menu Accounting → Payables → Vendor Bills dan klik tombol + Create untuk membuka formulir tagihan baru.

   Tangkapan Layar: Form & Aktivitas Direct Vendor Bills without Purchase Order

   Standar HMX: capture 100% kondisi aktual live HMX (delay 30s + purge modal), border merah #e53935 4px solid siku 90° membingkai presisi elemen interaktif aktif.

2. Lengkapi Data Pemasok dan Rincian Beban: Pilih nama pemasok pada kolom Vendor, tentukan Bill Date dan nomor tagihan fisik pada Vendor Reference, lalu pada tab Bill Lines tambahkan akun beban, jumlah, dan nilai tagihan.

3. Validasi dan Posting Tagihan Hutang: Periksa kalkulasi subtotal dan pajak, lalu klik tombol Confirm untuk memposting tagihan ke status Posted dan mencatat hutang pada buku besar.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Vendor mengirim tagihan; tim AP menilai nilai, pajak, jatuh tempo, dan saldo sebelum pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Vendor Bills with Tax Include/Exclude in Price and Discount untuk mengelola tagihan pembelian dari pemasok yang menerapkan perlakuan harga inklusif pajak (harga sudah memuat PPN masukan), harga eksklusif pajak (pajak ditambahkan terpisah), serta skema potongan harga pembelian. Fitur ini memastikan Dasar Pengenaan Pajak (DPP) dan Pajak Masukan terhitung akurat sesuai dokumen faktur pajak resmi rekanan.

Sistem secara otomatis mengekstraksi nilai DPP murni dari harga inklusif menggunakan formula DPP = Nilai Bruto ÷ (1 + Tarif Pajak), serta mencatat potongan pembelian sebagai pengurang harga perolehan persediaan atau pengurang pos beban. Validasi sistem memastikan rekonsiliasi antara total tagihan pada sistem dan tagihan fisik vendor seimbang sempurna hingga satuan sen terkecil.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Wewenang AP Specialist atau Tax Accountant pada modul akuntansi.
• Dependensi Data Induk: Master Pajak Pembelian (PPN Masukan 11%, dll.) dengan atribut Included in Price yang sesuai.
• Validasi Parameter Kebijakan: Kesesuaian tarif pajak masukan dengan dokumen Faktur Pajak Elektronik vendor terverifikasi.
• Uji Operasional: Input tagihan dengan diskon baris dan pajak untuk memastikan pemisahan nilai beban bersih dan PPN masukan yang dapat dikreditkan.

3. Step-by-Step Instructions

1. Buat Draf Tagihan Pemasok: Buka formulir Vendor Bill, pilih pemasok, dan pastikan tanggal tagihan serta tanggal akuntansi telah ditetapkan.

   Tangkapan Layar: Form & Aktivitas Vendor Bills with tax include/exclude in price and discount

   Standar HMX: capture 100% kondisi aktual live HMX (delay 30s + purge modal), border merah #e53935 4px solid siku 90° membingkai presisi elemen interaktif aktif.

2. Tentukan Aturan Pajak dan Diskon Pembelian: Pada tab Bill Lines, pilih skema pajak masukan pada kolom Taxes dan masukkan nominal atau persentase potongan pada kolom Discount (%).

3. Verifikasi Rekapitulasi Pajak dan Konfirmasi: Tinjau tabel Tax Summary untuk memastikan nilai DPP dan PPN Masukan telah cocok dengan faktur fisik rekanan, lalu klik Confirm.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Harga produk sudah mencakup pajak, sehingga tim perlu memeriksa apakah dasar dan total faktur berubah sesuai pilihan include/exclude.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Vendor Bills with Fiscal Positions per Vendor untuk menerapkan pemetaan otomatis perlakuan perpajakan khusus atas pengadaan barang atau jasa dari pemasok tertentu (seperti vendor kawasan berikat, pengusaha non-PKP, instansi bebas pajak, atau vendor luar negeri untuk PPN Jasa Luar Negeri / JLN). Posisi fiskal mengalihkan akun dan tarif pajak standar secara otomatis ke skema pajak yang relevan.

Otomasi ini melindungi perusahaan dari kesalahan pengkreditan pajak masukan: jika bertransaksi dengan vendor non-PKP, sistem otomatis menonaktifkan pemungutan PPN, sedangkan pada vendor kawasan bebas sistem mengarahkan transaksi ke kode fasilitas tidak dipungut. Kepatuhan ini meminimalisasi risiko koreksi fiskal saat dilakukan pemeriksaan oleh otoritas perpajakan.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna memiliki wewenang Tax Specialist atau Senior AP Officer.
• Dependensi Data Induk: Aturan Fiscal Position telah dibuat dan dipetakan pada profil rekanan vendor.
• Validasi Parameter Kebijakan: Salinan dokumen legalitas (Surat Pengukuhan PKP / Surat Keterangan Non-PKP) telah diverifikasi.
• Uji Operasional: Pilih vendor berposisi fiskal pada draf tagihan dan periksa perubahan otomatis kode pajak pada baris pembelian.

3. Step-by-Step Instructions

1. Pilih Vendor dengan Konfigurasi Posisi Fiskal: Pada formulir Vendor Bill, pilih nama pemasok yang telah memiliki pemetaan Fiscal Position khusus.

   Tangkapan Layar: Form & Aktivitas Vendor Bills with Fiscal Positions per vendoor for different tax applications

   Standar HMX: capture 100% kondisi aktual live HMX (delay 30s + purge modal), border merah #e53935 4px solid siku 90° membingkai presisi elemen interaktif aktif.

2. Periksa Pemetaan Pajak Masukan Otomatis: Tambahkan baris pembelian pada Bill Lines dan pastikan akun pajak secara otomatis disubstitusi sesuai aturan posisi fiskal rekanan.

3. Posting Tagihan dan Arsipkan Faktur Pajak: Lengkapi referensi surat keterangan bebas pajak bila ada, lalu tekan Confirm untuk memvalidasi pencatatan hutang.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Vendor mengirim tagihan; tim AP menilai nilai, pajak, jatuh tempo, dan saldo sebelum pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Recurring Vendor Bill untuk mengotomatiskan pencatatan tagihan pengeluaran rutin yang terjadi berulang secara periodik (seperti langganan software SaaS bulanan, sewa kantor tahunan, premi asuransi, atau kontrak kebersihan/keamanan). Fitur ini mengeliminasi entri manual berulang dan memastikan pengakuan beban periodik tidak terlewatkan.

Sistem mengeksekusi pembuatan draf tagihan sesuai frekuensi interval waktu yang telah dijadwalkan secara presisi. Staf hutang dapat mengonfigurasi skema peninjauan draf (Draft Review) untuk memeriksa fluktuasi biaya sebelum diposting, atau memilih pemostingan otomatis ke status Posted lengkap dengan notifikasi pemberitahuan jatuh tempo kepada tim perbendaharaan kas.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Pengguna terdaftar dalam wewenang AP Supervisor atau Accounting Administrator.
• Dependensi Data Induk: Kontrak langganan aktif, Master Data Pemasok, dan Template Tagihan Rutin terdaftar.
• Validasi Parameter Kebijakan: Jadwal periode pembayaran dan persetujuan kontrak pengadaan telah disahkan manajemen.
• Uji Operasional: Lakukan simulasi eksekusi jadwal tagihan berulang dan periksa pembuatan dokumen draf tagihan pada daftar Vendor Bills.

3. Step-by-Step Instructions

1. Akses Modul Recurring Vendor Bills: Buka menu Accounting → Payables → Recurring Bills dan klik + Create untuk membuat skema tagihan rutin baru.

   Tangkapan Layar: Form & Aktivitas Recurring vendor bill (subscription)

   Standar HMX: capture 100% kondisi aktual live HMX (delay 30s + purge modal), border merah #e53935 4px solid siku 90° membingkai presisi elemen interaktif aktif.

2. Atur Jadwal dan Template Pengeluaran: Pilih pemasok, tentukan akun beban, tetapkan nilai nominal tagihan, interval pengulangan (misal bulanan), serta batas tanggal akhir kontrak.

3. Aktifkan Penjadwalan Otomatis: Pilih mode pembuatan (Create Draft atau Auto-Post), kemudian klik tombol Confirm untuk mengaktifkan otomasi tagihan berulang.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Tagihan atau jurnal bulanan harus muncul sesuai jadwal; tim memeriksa hasil tiap siklus.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Print Bills with Normal & Dot Matrix Format untuk mencetak lembar verifikasi tagihan pemasok (Voucher Tagihan Hutang / AP Voucher) dalam format dokumen grafis standar (PDF A4 untuk dokumentasi arsip akuntansi) maupun format teks kompak printer jarum (dot matrix printer continuous form) untuk verifikasi operasional internal gudang dan serah terima dokumen ekspedisi.

Arsitektur pencetakan dirancang untuk menjamin efisiensi alur persetujuan fisik: format Normal memuat rincian akun beban, nomor purchase order terkait, matriks tanda tangan persetujuan (Diverifikasi, Disetujui, Dibukukan), sedangkan format Dot Matrix menghasilkan cetakan cepat hemat tinta untuk lampiran berkas penyerahan dokumen penagihan antar-bagian.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Wewenang cetak dokumen (Print AP Voucher Authority) pada modul akuntansi dan hutang.
• Dependensi Data Induk: Template format cetak tagihan telah diatur pada menu Report Templates.
• Validasi Parameter Kebijakan: Kelengkapan driver printer dan konfigurasi margin cetak terminal kerja telah teruji.
• Uji Operasional: Lakukan cetak uji coba AP Voucher pada printer laser dan printer dot matrix untuk memeriksa kerapian tabel dan font.

3. Step-by-Step Instructions

1. Pilih Tagihan Pemasok Terkonfirmasi: Buka dokumen tagihan pemasok berstatus Posted yang hendak dicetak bukti vouchernya.

   Tangkapan Layar: Form & Aktivitas Print bills with normal & dot matrix format

   Standar HMX: capture 100% kondisi aktual live HMX (delay 30s + purge modal), border merah #e53935 4px solid siku 90° membingkai presisi elemen interaktif aktif.

2. Pilih Menu Cetak Voucher: Klik tombol dropdown Print pada bilah atas dokumen tagihan.

3. Eksekusi Format Output yang Diinginkan: Pilih Vendor Bill (Standard PDF) untuk printer laser/arsip digital atau pilih Print Dot Matrix untuk pencetakan kertas rangkap.

4. Status and Result Guide

5. Field Reference

Parameter bisnis yang terkait dengan subfitur; nama label dan kewajiban persis pada layar masih perlu dikonfirmasi.

6. Common Scenarios

Kondisi awal: Vendor mengirim tagihan; tim AP menilai nilai, pajak, jatuh tempo, dan saldo sebelum pembayaran.

Ikuti langkah subfitur ini dan gunakan panduan status di atas untuk menilai hasilnya.

7. Troubleshooting Guide

Penyebab di atas adalah langkah diagnosis; kasus spesifik belum dikonfirmasi tanpa uji dokumen.

1. Overview

Gunakan Bills with Multi-Currency untuk mencatat kewajiban hutang dagang kepada pemasok dalam mata uang asing (seperti USD, SGD, EUR, CNY, atau JPY) pada sistem HMX. Sistem secara otomatis menerapkan kurs konversi mata uang harian (Daily Exchange Rate) untuk mengonversi nilai kewajiban valas ke dalam mata uang pembukuan dasar (IDR) secara bersamaan.

Sesuai standar PSAK 10 / IAS 21, buku pembantu hutang mencatat saldo ganda: nilai nominal valuta asing untuk pembayaran ke pemasok dan nilai rupiah ekuivalen pada buku besar. Hal ini membentuk dasar perhitungan keuntungan/kerugian selisih kurs yang terealisasi (Realized Forex Gain/Loss) saat pelunasan hutang dieksekusi di kemudian hari.

2. Prerequisites

• Hak Akses: Peran Foreign Currency Accountant atau Senior AP Officer.
• Dependensi Data Induk: Mata uang asing aktif dan tabel kurs konversi tanggal transaksi telah terisi.
• Validasi Parameter Kebijakan: Akun Hutang Valas (AP Foreign Currency) telah terkonfigurasi pada Chart of Accounts.
• Uji Operasional: Lakukan verifikasi kalkulasi kurs konversi pada draf tagihan valas dan periksa jurnal pengakuan hutang rupiah.

3. Step-by-Step Instructions

1. Pilih Mata Uang Valas pada Tagihan: Pada formulir Vendor Bill, pilih mata uang asing pada kolom Currency (misalnya USD).

   Tangkapan Layar: Form & Aktivitas Bills with Multi-curency

   Standar HMX: capture 100% kondisi aktual live HMX (delay 30s + purge modal), border merah #e53935 4px solid siku 90° membingkai presisi elemen interaktif aktif.

2. Verifikasi Kurs Konversi Harian: Pastikan nilai kurs konversi yang dimuat otomatis telah cocok dengan kurs acuan transaksi pembelian hari tersebut.

3. Konfirmasi Tagihan dan Periksa Jurnal Valas: Isi rincian barang/jasa, klik Confirm, dan tinjau jurnal untuk memastikan nilai kredit hutang tercatat dalam mata uang valas dan IDR.